Anulowanie faktury – jak i kiedy można anulować fakturę?

O tym jak ważne są wszelkiego rodzaju dokumenty doskonale wiedzą wszystkie osoby prowadząca działalność gospodarczą lub zajmujące się księgowością. Prawidłowe przygotowywanie, wystawianie, dystrybucja i późniejsze przechowywanie zapewnia prawidłowe funkcjonowanie firmy i chroni przed stresem i karami w trakcie kontroli Urzędu Skarbowego i audytów. Jednym z najważniejszych dokumentów dla każdego przedsiębiorcy jest faktura VAT.

Kilka słów o fakturze VAT

Ustawa o VAT reguluje wiele aspektów prowadzenia przedsiębiorstwa. Przestrzeganie jej zapisów jest niezwykle istotne. Reguluje ona wymagania względem faktur. A czym jest faktura VAT?

Jest to dokument, którego zadaniem jest potwierdzenie dokonania transakcji zakupu i sprzedaży.

Firma, która sprzedaje (i jest podatnikiem VAT) ma obowiązek wystawić fakturę, gdy jej towary lub usługi kupuje inna firma.

Dokument ten musi być wystawiony w dwóch egzemplarzach. W czasach, gdy wszystkie aspekty życia zdominowała technologia również faktury mogą być wystawione w formie elektronicznej. Nie jest jednak wykluczone sporządzenie jej w papierowej wersji.

Czy można anulować fakturę?

Odpowiedź na to pytanie nie może ograniczyć się do słowa tak lub nie. Z założenia faktur anulować nie można. Ustawodawca przewidział jednak sytuację w której możliwe jest dokonanie takiego ruchu.

Wystawioną fakturę można anulować w sytuacji, gdy dokumentuje ona czynność niedokonaną. Jest jednak pewne „ale”.

Warunkiem anulowania dokumentu jest nie wprowadzenie faktury do obrotu prawnego. Zatem anulowanie faktury jest możliwe, gdy jej wystawca nie dokonał wysyłki faktury do kontrahenta – musi on posiadać oba egzemplarze tego dokumentu. Sytuacja ta najczęściej dotyczy zdarzeń, które nie doszły do skutku, ale zostały wcześniej udokumentowane.

Dobrym przykładem takiego postępowania będzie wystawienie faktury na podstawie zamówienia, które nie zostało jednak wykonane, gdyż podmiot zamawiający z niego zrezygnował. Zatem możliwe jest anulowanie tylko nieopłaconej faktury.

Jak anulować fakturę?

Proces anulowania faktury polega na skreśleniu oryginału oraz kopii faktury. Celem tego działania jest przeciwdziałanie ponownemu wykorzystania dokumentów. Ważne jest dokonanie adnotacji z informacją o anulowaniu dokumentów, datą tej czynności oraz podpisem osoby, która posiada uprawnienia do wystawienia faktury.

Cenną informacją będzie również wskazanie przyczyn anulowania faktury. Dokumenty te, pomimo tego, iż z chwilą anulowania tracą swoją moc należy przechowywać w księgowości. Ma to na celu zapewnienie ciągłości numeracji.

Błędy na fakturze

Ustawa o VAT nie przewiduje możliwości anulowania faktury w przypadku pojawiających się na niej błędów, te należy bezwzględnie poprawić. W tym celu wystawia się faktury lub noty korygujące.

Najczęściej dotyczy to następujących przypadków:

  • umieszczenie dopisków,
  • wprowadzenie błędnego numeru faktury,
  • wpisanie niepoprawnego numeru NIP, którejś ze stron transakcji,
  • błędna data wystawienia dokumentu,
  • podanie złego adresu lub nazwy produktów, usług, cen
  • błędne wartości podatku,
  • brak informacji o zniżkach.

Błędy formalne nie kwalifikują faktury do jej anulowania. Czynności te wymagają poprawienia.

Anulowanie faktury a Jednolity Plik Kontrolny

Jednolity Plik Kontrolny jest sprawdzany przez służby podatkowe w czasie kontroli. Istotna jest poprawność wpisów, a także zachowanie ciągłości numeracji wystawianych faktur. Pojawia się pytanie, czy anulowania faktura powinna znaleźć się w JPK?

W przypadku, gdy plik za dany okres rozliczeniowy, w którym anulowana faktura została ujęta został już złożony – należy ją wykazać. Jeśli jednak plik z anulowaną fakturą nie został jeszcze złożony to nie należy jej wykazywać. Oczywiście sytuacja ta dotyczy zasadnie i prawidłowo anulowanej faktury VAT.

W pierwszej opisanej sytuacji (złożenia pliku zawierającego anulowana fakturę) wymagane jest sporządzenie korekty pliku i przesłanie jej do Ministerstwa Finansów.

Następstwa anulowania faktury

Anulowanie faktury VAT nie powinno być często wykorzystywaną czynnością. Metodę tą należy stosować w wyjątkowych sytuacjach. Podatnik zobowiązany jest do prowadzenia starannej księgowości.

Jeżeli przedsiębiorca anuluje fakturę, jako podatnik jest uprawniony do zmniejszenia podatku należnego, wykazanego pierwotnie w deklaracji VAT za okres rozliczeniowy, w którym uwzględniono wartości wynikające z anulowania faktury VAT, poprzez złożenie korekty deklaracji VAT.

Błędy ludzkie i systemowe zdarzają się zawsze. Samo prowadzenie księgowości i firmy nie należy do najprostszych zadań, obwarowane jest wieloma wymogami formalnymi i ustawowymi. Warto w tej pracy skorzystać dostępnej na rynku pomocy. Przydatny może okazać się program do faktur. Usprawni on czynności księgowe i pozwoli wyeliminować wiele błędów.