Faktura kojarzy się z dokumentem, który jest wystawiany przez podatników VAT, na rzecz innych przedsiębiorców. Zdarzają się jednak sytuacje, kiedy przedsiębiorcy muszą dokonać ewidencji sprzedaży na rzecz osoby fizycznej, która nie jest płatnikiem VAT i nie prowadzi działalności gospodarczej. Również w takiej sytuacji dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji może być faktura. Jednak jest to faktura imienna.
Czym jest faktura imienna?
Faktura imienna to dokument potwierdzający transakcję przedsiębiorcy z osobą fizyczną, która nie prowadzi żadnej działalności gospodarczej. Często w takiej sytuacji potwierdzeniem zakupu jest paragon, ale nie każdy przedsiębiorca je wystawia. Właśnie w takiej sytuacji wystawiana jest imienna faktura. Jej wystawienie nie jest trudne, gdyż w przypadku korzystania z programu do fakturowania wystarczy wybrać konkretną opcję. A w sytuacji ręcznego wystawienie dokumentu wpisanie wymaganych danych w odpowiednie miejsce.
Kiedy można wystawić imienną fakturę?
Klient ma trzy miesiące by zgłosić przedsiębiorcy potrzebę wystawienia imiennej faktury. Musi ona zostać wystawiona nie później niż do 15-go dnia miesiąca, który następuje po miesiącu w którym miała miejsce sprzedaż. Klient musi jednak zgłosić żądanie do końca miesiąca, w którym dokonała się sprzedaż. Jeśli żądanie zgłoszono w miesiącu następującym po miesiącu dokonania sprzedaży dokument musi być wystawiony nie później niż 15-go dnia od zgłoszenia żądania.
Faktura imienna może być potwierdzeniem sprzedaży otrzymania całości lub części zapłaty przed sprzedażą. Jest to dokument, który może zostać wystawiony bez NIP-u. Może on zostać wystawiony i dostarczony zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Wszystko zależy od preferencji przedsiębiorcy i klienta, oraz umowy między nimi.
Ważnym aspektem dotyczącym wystawiania faktur imiennych jest możliwość wystawienia ich jedynie na osoby, które posiadają pełnię czynności prawnych, zatem muszą to być osoby pełnoletnie. W przypadku chęci wystawienia faktury na dziecko konieczne jest wystawienie jej na ustawowego przedstawiciela czyli jednego z rodziców lub innych prawnych opiekunów.
Co musi zawierać faktura imienna?
Faktura imienna jest dokumentem, który wygląda inaczej niż faktura VAT wystawiana na firmę. Przede wszystkim nie znajduje się na niej numer NIP klienta. Powinna ona jednak zawierać następujące elementy:
kolejny numer dokumentu;
data wystawienia faktury;
informacje dotyczÄ…ce odbiorcy faktury, pozwalajÄ…ce na jednoznacznÄ… identyfikacjÄ™, takie jak: imiÄ™, nazwisko, adres itp.;
informacje dotyczÄ…ce wystawiajÄ…cego fakturÄ™, takie jak: NIP, nazwa firmy, adres, itp.;
nazwa towaru lub wykonanej usługi, a także ich ilość i miara;
data dokonania sprzedaży (w sytuacji, gdy jest ona inna niż data wystawiania faktury);
stawka podatku VAT i jego wysokość;
cena netto;
cena brutto;
wartość netto;
ogólna kwota do zapłaty.
W sytuacji, gdy niektóre towary objÄ™te sÄ… innÄ… stawkÄ… podatku konieczne jest podanie takiej informacji na dokumencie. JeÅ›li klient prosi o umieszczenie na fakturze imiennej numeru pesel, to należy umieÅ›cić go w polu zawierajÄ…cym jego dane osobowe takie jak imiÄ™ i nazwisko. Numer pesel powinien zostać umieszczony pod spodem, tam też mogÄ… znaleźć siÄ™ inne dodatkowe informacje. W Melpe możliwość dodania numeru PESEL nastÄ™puje przy wyborze typu kontrahetna – osoba fizyczna.
Zwrot towaru w przypadku faktury imiennej
Faktura imienna nie pozwala na wprowadzenie zmian, dlatego nie da się jej zmienić w sytuacji zwrotu towaru. Konieczne jest wtedy wystawienie dokumentu faktury korygującej, który musi zawierać:
datę sprzedaży zwracanego towaru i termin ich zwrotu;
nazwa towaru, która pozwoli na szybką identyfikację;
wartość brutto zwracanego przedmiotu oraz zwróconą kwotę;
dokument będący potwierdzeniem zakupu;
protokół przyjęcia zwrotu lub reklamacji.
Konieczne jest podpisanie go przez obie strony, które zawarły umowę.
Dokumentowanie przychodów
Wszystkie faktury muszą być rozliczone. Dotyczy to także faktur imiennych. Istnieją dwa sposoby ich rozliczania. Pierwszy dotyczy sprzedaży stacjonarnie i dokonywany jest na podstawie dziennej ewidencji sprzedaży. Drugi natomiast odnosi się do sprzedaży internetowej i dokonywany jest na podstawie wyciągu bankowego.
Faktura imienna jest dokumentem, który wystawiany jest przez przedsiębiorców zwolnionych z obowiązku posiadania kasy fiskalnej, a jej przygotowanie nie jest skomplikowane. Sprzedający nie ma prawa odmówić wystawienia faktury imiennej osobie fizycznej, gdyż jest to jego obowiązek.
Melpe z możliwością dodawania faktur imiennych
W programie do faktur Melpe wystawianie faktur imiennych jest bezproblemowe – w danych konktrahenta wystarczy wybrać typ – osoba fizyczna, wprowadzićkod kontrahenta oraz imiÄ™ i nazwisko.
W przypadku pytań służymy pomocą: pomoc@melpe.pl
Melpe – Proste fakturowanie online
Z Melpe w szybki i prosty sposób wystawisz kontrahentowi fakturę VAT, wyślesz przypomnienie o płatności oraz zaplanujesz sprzedaż wykorzystując CRM Szanse Sprzedaży.
