Faktura VAT dla osoby fizycznej

Osoba fizyczna, która nie prowadzi własnej działalności gospodarczej i jest standardowym klientem firmy powinna, co do zasady, otrzymać paragon z kasy fiskalnej. Przedsiębiorcy mają jednak możliwość wystawienia takiej faktury na żądanie klienta oraz w szczególnych sytuacjach, gdy korzystają ze zwolnienia z obowiązku prowadzenia kasy fiskalnej.

Jak wystawia się faktury dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, w jakich sytuacjach jest ona konieczna i jak stworzyć taki dokument w programie Melpe?

Czy można wystawić fakturę VAT osobie prywatnej?

Co do zasady, sprzedaż na rzecz osób fizycznych jest ewidencjonowana na kasie fiskalnej lub na podstawie dziennej ewidencji sprzedaży. Każdy klient będący osobą fizyczną ma prawo zażądać wystawienia faktury VAT bez składania wyjaśnienia sprzedawcy i fakturę taką powinien otrzymać.

Wszystkie informacje, jakie trafiają wówczas na fakturę VAT dla osoby fizycznej są zgodne z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, z pominięciem numeru NIP, którego osoba fizyczna nieprowadząca działalności nie będzie posiadać.

Na fakturę VAT dla osoby prywatnej nie trafia numer PESEL – osoba fizyczna pobierająca fakturę VAT nie ma obowiązku posiadania numeru NIP, a przepisy ustawy o VAT nie wymagają zastępowania go numerem PESEL.

Faktura VAT na osobę fizyczną bez NIP

Co do zasady, faktura VAT na osobę fizyczną bez NIP jest wystawiana na żądanie nabywcy. Zgodnie z wprowadzonymi od 1 stycznia 2020 roku nowymi przepisami o VAT, przedsiębiorca może wystawić fakturę do paragonu na rzecz podatnika prowadzącego działalność gospodarczą wyłącznie w sytuacji, gdy na paragonie będzie wskazany numer NIP nabywcy. Zasada ta nie odnosi się jednak do faktury VAT na osobę fizyczną, dla której w dalszym ciągu możliwe jest wystawienie faktury do paragonu na obowiązujących zasadach, tj. w sytuacji, gdy nabywca zgłasza żądanie otrzymania takiej faktury do 3 miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym dokonano transakcji.

Po upływie 3 miesięcy sprzedawca może, ale nie jest zobowiązany prawnie do wystawienia faktury.

Faktury na osobę fizyczną są wystawiane także co do zasady za usługi budowlane, usługi telekomunikacyjne oraz w większości przypadków przy sprzedaży online jako docelowa forma ewidencjonowania sprzedaży.

Faktura bez VAT na działalność nierejestrowaną

Faktura dla nievatowca działa w takim samym systemie, jak wystawianie faktur dla osób fizycznych. Ze względu na rozliczanie się przez nievatowców (np. spółdzielnię mieszkaniową czy małą firmę zwolnioną z VAT) z kosztów prowadzenia działalności, faktury mogą być dla takich osób niezbędne do wliczenia nabytych towarów i usług w koszty firmowe.

Potwierdzeniem transakcji jest wówczas faktura i nievatowiec ma prawo zażądać jej od sprzedawcy na takich samych podstawach, jak osoba fizyczna. W takim przypadku powstaje faktura VAT, choć nievatowiec nie ma możliwości odliczenia naliczonej na niej podatku od swoich kosztów. Zupełnie odwrotnie wygląda sytuacja, gdy to firma zwolniona z VAT wystawia fakturę.

Faktura dla nievatowca – elementy

Faktura bez VAT wystawiana przez działalność nierejestrowaną posiada wszystkie elementy faktury VAT, z wyłączeniem informacji o naliczonym podatku, jego sumie oraz stawkach. Na pytanie rachunek czy faktura dla nievatowca można odpowiedzieć bezpośrednio, że obecnie prawo pozwala nievatowcom na ewidencjonowanie sprzedaży zarówno za pomocą rachunków, jak i faktur. Ze względu na wprowadzoną możliwość sporządzania przez nich faktur dla zwolnionych z VAT należy jednak zaznaczyć, że jeśli pojawi się żądanie nabywcy, nievatowiec ma obowiązek wystawienia faktury.

Jak wystawić fakturę dla nievatowca lub osoby fizycznej w Melpe?

Procedura wystawiania faktury VAT dla osoby fizycznej, faktury dla zwolnionych z VAT, a także faktur od vatowca dla nievatowca jest niezwykle prosta i opiera się o wybór właściwego wzoru dostępnego w systemie Melpe. W pierwszym kroku tworzymy normalną fakturę sprzedaży zgodnie ze zrealizowaną transakcją, a w kroku drugim wybieramy lub wprowadzamy nowego nabywcę, zaznaczając w oknie „typ kontrahenta” opcję osoba fizyczna. Opcja ta automatycznie wyłącza konieczność wprowadzenia numeru NIP i umożliwia wypełnienie podstawowych informacji niezbędnych do przygotowania faktury do sprzedaży lub do wcześniej zrealizowanego paragonu dla osoby fizycznej.

Co ważne, w szczególnych przypadkach, faktura VAT może być wystawiona także przez nievatowca dla sprzedaży objętej obowiązkiem opodatkowania. W przypadku takim nievatowiec, który jednorazowo dokona czynności podlegających opodatkowaniu, powinien wystawić fakturę z wyszczególnieniem podatku VAT transakcji, z uwagi na powstanie obowiązku podatkowego. Podatnik, vatowiec, który otrzyma taką fakturę, może w dalszym ciągu skorzystać z przysługującego mu prawa do odliczenia.