Jak wybrać biuro rachunkowe?
Każdy przedsiębiorca inwestuje czas, energię oraz pieniądze w szkolenia swoich pracowników. Wszystkie podejmowane przez niego decyzje oraz działania prowadzą do rozwoju firmy. Jest to główny cel, który niekiedy prowadzi do momentu, w którym zaczynają się zastanawiać, czy prowadzić własny dział księgowości, czy lepiej znaleźć biuro rachunkowe.
W Internecie można znaleźć wiele ofert firm prowadzących księgowość, ale jak znaleźć biuro rachunkowe i wybrać najlepsze. Można się w tym zagubić, dlatego podczas prowadzenia poszukiwań, należy pamiętać o kilka zasadach.
Jak znaleźć biuro rachunkowe?
Podstawowym pytaniem jest, gdzie szukać biura rachunkowego. Podstawowym źródłem w dzisiejszych czasach jest Internet, ale warto również szukać w nim opinii na temat konkretnych placówek lub spytać znajomych. Należy również pamiętać, że nigdy nie mamy pełnego obrazu sytuacji, a także pewności, jakoby otrzymaliśmy obiektywne zdanie. Prawda zazwyczaj leży pośrodku.
Zadając sobie pytanie jak znaleźć biuro rachunkowe, bezpiecznie zwrócić się do biur, które mogą pochwalić się wieloletnim doświadczeniem. Długie istnienie na rynku jest wyznacznikiem jakości świadczonych usług, jednakże należy pamiętać o wyjątkach. Często można spotkać się z nowymi, „młodymi” biurami, których założyciele odeszli ze starszych placówek. Oni również mogą posiadać bogate doświadczenie, które okaże się dla nas istotne.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze biura rachunkowego?
Najlepszą zasadą na to, jak wybrać biuro rachunkowe dla swojej firmy jest przeszukanie interesujących nas ofert. Następnie warto zestawić je ze sobą, w celu porównania. Pierwszymi kryteriami są: cena świadczonych usług, lokalizacja biura, liczba klientów wraz z ich opiniami oraz ewentualnie, znajomość języków obcych. Oprócz tego należy bliżej przyjrzeć się aspektom takim jak:
1. Ochrona danych
Ochrona danych jest najważniejszą kwestią podczas prowadzenia firmy oraz księgowości. Dobre biuro rachunkowe, powinno posiadać procedury zabezpieczające dokumentację oraz gwarantujące ochronę danych. Jest to jeszcze ważniejsze, jeżeli zlecamy to firmie zewnętrznej.
Jeżeli chcemy mieć pewność, że przekazywane dokumenty będą bezpieczne, należy zweryfikować biuro. Pomóc mogą m.in. zewnętrzne firmy doradcze, które przeprowadzają audyty bezpieczeństwa. Również sami możemy zadać kilka pytań:
- Czy posiadają Państwo spisaną wewnętrzną politykę bezpieczeństwa?
- W jaki sposób zapobiegają Państwo wyciekowi danych?
- Jak zabezpieczają Państwo swoje serwery?
- Jak zapobiegają Państwo utracie danych?
2. Świadectwa i certyfikaty
Świadectwa i certyfikaty, które stanowią dodatkowe potwierdzenie kwalifikacji. Warto zwrócić także uwagę na wyszkolenie pracowników biura rachunkowego. Obecnie właściciele biura oraz pracownicy, nie są zobowiązani do posiadania licencji księgowej, więc tym bardziej należy sprawdzić, w jakim stopniu są oni wykwalifikowani.
3. Ubezpieczenie
Ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej jest niezbędne do prowadzenia działalności tego typu, więc również wybierając je, należy sprawdzić zakres i wartość.
4. Zakres działania biura
Zakres usług biura jest istotną kwestią, która wiele powie na temat doświadczenia i zaangażowania pracowników. Przede wszystkim jednak pomoże wybrać biuro, które odpowiada konkretnym oczekiwaniom. Do wyboru mogą być firmy wielozadaniowe lub świadczące wyłącznie usługi rachunkowe. Pierwsze dodatkowo umożliwiają skorzystania z doradztwa z różnych dziedzin np. prawa podatkowego. Wybór należy do przedsiębiorcy, jako zleceniodawcy.
Wszystkie te kwestie są niezwykle istotne, ale też nie dają pełnej odpowiedzi na to, jak wybrać biuro rachunkowe. W przypadku placówek tego typu ogromne znaczenie ma gwarancja wysokiej jakości świadczonych usług oraz zaufanie, jakim możemy obdarzyć pracowników. Warto zwrócić uwagę na używane technologie oraz metody, które wskażą czy jest to nowoczesne i profesjonalne biuro.
Przekazywanie i przechowywanie dokumentacji
W działalności biur rachunkowych niezwykle istotny jest sposób przekazywania dokumentów klientowi. Należy zwrócić uwagę na posiadanie ewentualnych narzędzi usprawniających obieg. W swoich ofertach, biura rachunkowe przedstawiają zazwyczaj trzy ścieżki:
- klasyczny obieg dokumentów w formie tradycyjnej (np. pocztą),
- obieg dokumentów w formie elektronicznej,
- osobiste stawienie się po dokumenty.
Podczas wyboru biura rachunkowego, należy dokładnie się zastanowić, które rozwiązanie będzie dla nas najbardziej odpowiednie. Osobisty odbiór może się okazać uciążliwy, a poczta opóźniać przesyłanie niezbędnej dokumentacji. Ważny w tym przypadku jest wybór programu do fakturowania, który będzie umożliwiał automatyczne przekazywanie dokumentów, bądź też będzie posiadał opcję osobnego logowania dla innych użytkowników. Melpe pozwala na tworzenie kont specjalnie dla biura rachunkowego.
Kolejnym istotnym zagadnieniem jest sposób archiwizowania firmowych dokumentów. Najczęściej, a zarazem najwygodniej, przechowuje je biuro. Jest to gwarancja, że przechowując je w jednym miejscu, nie zaginą oraz nie zostaną zniszczone. Również w przypadku kontroli Urzędu Skarbowego, jesteśmy spokojni, a współpracująca z firmą księgowa, na mocy udzielonego pełnomocnictwa, przedstawi dokumenty do wglądu.
Świadomy wybór biura rachunkowego
Znalezienie odpowiedniego biura może być trudne, ale przy zastosowaniu się do wszystkich zasad i pamiętając o najważniejszych aspektach, okaże się formalnością. Podczas poszukiwań oraz przy wyborze kierujmy się naszymi preferencjami. Podczas rozmów należy pamiętać o ustaleniu istotnych kwestii. Dobry wybór biura gwarantuje owocną współpracę oraz dalsze możliwości rozwoju firmy.
