Jak wysłać fakturę online na adres e-mail?

Przedsiębiorca wystawiający fakturę dla kontrahenta nie ma obowiązku korzystania z formy papierowej faktur. Zgodnie z obowiązującymi przepisami ma pełne prawo do korzystania z programów do fakturowania online umożliwiających przesyłanie faktur bezpośrednio z poziomu programu lub generowania faktur w wybrany przez siebie sposób i przesyłania ich e-mailem na adres wskazany przez klienta. Faktura online nie musi być przy tym podpisana, bo jeśli jest zapewniona jej autentyczność, integralność i czytelność, faktura jest ważna także bez podpisu obu stron transakcji. Jak wysłać fakturę online do kontrahenta i o jakich zasadach jej przygotowania należy pamiętać?

Jak przygotować i wysłać fakturę online?

Faktury i dokumenty sprzedażowe przechowywane i przesyłanie w formie elektronicznej stają się dziś w wielu firmach standardem, zarówno ze względu na wygodę ich przygotowywania i przesyłania drogą online, jak i brak konieczności przechowywania dokumentów w formie papierowej. Co do zasady, zgodnie z art. 106n ustawy o VAT, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy tego dokumentu – przedsiębiorca nie może zdecydować o zastosowaniu faktury elektronicznej, jeśli kontrahent nie wyraził na to zgody i chce otrzymać fakturę w formie papierowej. Jeśli jednak zgoda została udzielona, faktura dostarczana drogą elektroniczną ma taką samą wartość i ważność, jak faktura tradycyjna i musi posiadać wszystkie elementy przewidziane dla faktur papierowych.

Na fakturze wystawianej online i przeznaczonej do przesłania drogą elektroniczną do kontrahenta muszą znaleźć się:

  • data wystawienia,
  • kolejny numer faktury,
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
  • numery identyfikacyjne nabywcy i podatnika,
  • data dostarczenia towarów lub wykonania usługi,
  • nazwa (rodzaj) towaru lub usługi wraz z ilością (lub zakresem wykonanych usług),
  • cena jednostkowa towaru lub usługi netto,
  • wartość towarów lub wykonanych usług (netto),
  • stawka podatku,
  • suma wartości sprzedaży netto,
  • kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto,
  • kwota należności ogółem.

Faktura przygotowana online może zostać do kontrahenta przesłana poprzez e-mail (najczęściej wybierana forma), ale także udostępniona z pomocą dedykowanego programu, gdzie faktura będzie dla kontrahenta dostępna do pobrania po zalogowaniu się (rozwiązania takie stosują np. firmy telekomunikacyjne udostępniające faktury dla klientów na własnych platformach internetowych).

Faktura mailem bez podpisu

Faktura elektroniczna jest w pełni legalnym dokumentem potwierdzający realizację transakcji, nawet jeśli nie znajdzie się na niej podpis – od 2004 roku przedsiębiorcy w Polsce nie mają obowiązku umieszczania na fakturze podpisu, bez względu na to czy to oni wystawiają fakturę, czy też ją odbierają. Brak podpisu na fakturze nie jest błędem, ale aby faktura otrzymana drogą elektroniczną została uznana za dokument, na podstawie którego można dokonać odliczenia VAT, przedsiębiorca musi zadbać o dostarczenie i przygotowanie jej w formie, która zapewnia autentyczność, integralność i czytelność dokumentu. W szczególności możliwe musi być potwierdzenie tożsamości wystawcy faktury, a na samej fakturze nie mogą zostać zmienione dane, które dokument powinien zawierać (integralność faktury).

Spełnienie opisanych wyżej warunków jest możliwe przez wprowadzenie odpowiednich kontroli biznesowych, w tym przez wykorzystanie bezpiecznego podpisu elektronicznego oraz elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Jak wysłać fakturę na maila przez program Melpe?

Pośród funkcji wprowadzonych w programie Melpe służących przyspieszeniu i ułatwieniu procesu fakturowania udostępniliśmy dla użytkowników kilka opcji przesyłania faktur drogą elektroniczną, dając każdemu szansę wyboru najbardziej wygodnej dla siebie formy. Melpe umożliwia:

  • zapisanie faktury na dysku i wysłanie z poziomu własnej skrzynki e-mail,
  • wydruk faktury i wysyłkę pocztą tradycyjną,
  • bezpośrednie wysłanie faktury z programu do klienta.

Dwie pierwsze opcje to dość standardowe rozwiązanie, z którego korzysta wielu przedsiębiorców współpracujących z małą liczbą kontrahentów oraz z odbiorcami, którzy preferują faktury otrzymywane w formie papierowej. Możliwość bezpośredniego wysyłania faktury z poziomu programu Melpe i bezpośrednio do klienta to jednak nowe rozwiązanie, które otrzymało w grudniu 2020 kolejną aktualizację poszerzającą jego możliwości.

Wysyłanie faktur bezpośrednio na e-mail kontrahenta z programu Melpe.

Decydując się na wysyłkę faktury bezpośrednio z poziomu programu, pierwszym krokiem będzie uzupełnienie adresu e-mail w danych kontrahenta lub zaciągnięcie jej z bazy danych GUS. Nowe opcje w programie Melpe pozwalają skorzystać z ustawień domyślnych i przesyłania faktur z adresu info@melpe.pl (z opcją wpisania adresu mailowego, na który kontrahent może przesyłać wiadomości zwrotne), zdefiniowania adresu, na który wysyłane są kopie wszystkich wiadomości przesyłanych do kontrahentów, a także połączenia programu Melpe z własnym kontem pocztowym, tak by wszystkie faktury dla klientów wychodziły bezpośrednio z firmowego adresu e-mail.

Jeśli chcesz uruchomić taką opcję, w menu ustawień, w pozycji „ustawienia SMTP” wybierz opcję „własne”, a następnie uzupełnij dane własnego konta i serwera SMTP.

W przypadku konieczności pomocy prosimy o kontakt: pomoc@melpe.pl.