Jak wystawić fakturę za usługę transportową?
Transport towarów jest nieodłącznym elementem procesu kupna i sprzedaży, który następuje po dokonaniu transakcji. Usługi transportowe podlegają niestandardowym procedurom rozliczeń i mogą być opodatkowane różnymi stawkami VAT. Dotyczą one zarówno przewozu towarów, jak i ruchu osobowego. Konieczna jest znajomość wszystkich przepisów w tej kwestii, aby zapewnić ich poprawną interpretację i wykonanie.

Rozliczenie usług transportowych

Obowiązek podatkowy wynikający z tytułu świadczenia usług transportowych powstaje wraz z chwilą wykonania usługi – mówi o tym artykuł 19a ust. 1 ustawy o VAT. Wskazuje ona jednak, że jeśli przed wykonaniem usługi, przedsiębiorca otrzymuje zapłatę to już wtedy powstaje obowiązek podatkowy. Znaczenie ma co nastąpiło pierwsze. Moment wykonania usługi nie jest jednak dokładnie określony przez przepisy, dlatego też w czasie transakcji możliwe jest porozumienie się i dowolne określenie momentu wykonania usługi. Zazwyczaj jest to dzień dostarczenia towaru do odbiorcy. Może jednak się zdarzyć, że przez wzgląd na charakter usługi określony w umowie, wykonanie jej następuje wraz z chwilą zakończenia rozładunku towarów.

Stawki podatku VAT na usługi transportowe

Usługi transportowe są opodatkowane różnymi stawki VAT. Wszystko zależy od charakteru wykonywanych usług transportowych. Podstawowa stawka podatku na usługi transportowe wynosi 23%, jednak niektóre rodzaje transportu mają 8% stawkę podatku VAT. Wszystkie one są wymienione w załączniku do Ustawy o VAT:
  • transport lądowy pasażerski, miejski i podmiejski;
  • usługi taksówek osobowych;
  • transport kolejowy pasażerski międzymiastowy;
  • transport wodny śródlądowy pasażerski;
  • transport morski przybrzeżny pasażerski (razem z żeglugą bliskiego zasięgu);
  • wynajem statków pasażerskich żeglugi śródlądowej  wraz z załogą;
  • wynajem środków transportu lotniczego pasażerskiego wraz z załogą;
  • transport lotniczy pasażerski (przewozy rozkładowe pasażerskie i pozarozkładowe pasażerskie);
  • przewóz bagażu pod warunkiem, że towarzyszy transportowi za który nie jest pobierana dodatkowa opłata.
Istnieją także sytuacje w których zgodnie z art. 83 ust. 3 ustawy o VAT transport międzynarodowy jest opodatkowany stawką 0%, w sytuacji transportu:
  • towarów jeśli początek lub koniec trasy znajduje się na terytorium kraju lub jest tranzyt;
  • towarów w obrębie kraju i krajów wspólnoty Unii Europejskiej, jeśli wiąże się z importem do krajów trzecich;
  • osób jeśli początek lub koniec trasy znajduje się na terytorium kraju lub występuje tranzyt.
Możliwość opodatkowania transportu stawką 0% ma miejsce tylko w sytuacji, gdy podatnik jest w stanie potwierdzić wykonanie usługi spełniającej ustawowe wymagania. W tym celu wydawane są dokumenty spedycyjne, dokumenty z urzędów celnych, listy przewozowe oraz inne dowody na wywóz towarów. Natomiast w sytuacji przewozu osób takim potwierdzeniem są bilety, które sprzedaje i wystawia przewoźnik. Z podatku VAT zwolnione są usługi transportu sanitarnego.

Sprzedaż usług transportowych

Wystawienie faktury za usługi transportowe to obowiązek ciążący na sprzedawcy. Wszystko powinno zostać udokumentowane na fakturze najpóźniej do 15-go dnia miesiąca następującego, po tym w którym wykonano usługę bądź też otrzymano całość lub część zapłaty. Zależne jest to od zdarzenia, które zaistniało jako pierwsze. W przypadku sprzedaży usługi transportowej osobie prywatnej na przedsiębiorcy nie ciąży obowiązek wystawienia faktury, chyba, że nabywca o to poprosi. Zdarza się także, że zapłata za wykonanie usługi transportowej zostaje uiszczona przed jej wykonaniem, lub też wpłacana jest zaliczka. W takiej sytuacji konieczne jest wystawienie faktury, która będzie potwierdzeniem takiej wpłaty. Jeśli opłacono całe zamówienie należy wystawić fakturę VAT, jeśli jednak został wpłacony zadatek należy wystawić fakturę zaliczkową. Czas na wystawienie tych dokumentów jest do 15-go dnia miesiąca następującego po otrzymaniu zaliczki.

Faktura za usługi transportowe przed realizacją

Przepisy pozwalają na wystawienie faktury za sprzedaż usług transportowych 30 dni przed ich wykonaniem. W takiej sytuacji faktura wystawiona jeszcze przed wykonaniem usługi powoduje powstanie obowiązku podatkowego na gruncie podatku dochodowego, a na gruncie VAT przychód ze sprzedaży usług transportowych ma miejsce w momencie wykonania usługi lub otrzymania zapłaty.

Faktura zbiorcza za usługi transportowe

Możliwe jest także wystawienie faktury zbiorczej w której ujęte będą wszystkie transakcje dotyczące usług transportowych mających miejsce w ciągu jednego miesiąca kalendarzowego. Jest to wygodne rozwiązanie, konieczne jest jednak rozliczenie się z tego obowiązku do 15-go dnia miesiąca.