Refaktura – jak wystawić refakturę?
Refaktura jest dokumentem wystawianym przez podatnika w celu udokumentowania odsprzedaży usługi lub towaru osobie trzeciej. Przepisy nie definiują dokładnie pojęcia refakturowania, ale uznają praktykę rozliczania usługi przez osobę, która ostatecznie z niej korzysta.

Na czym polega refakturowanie usług?

Refakturowanie usług to nic innego jak odsprzedanie usług, które zostały wcześniej nabyte osobie trzeciej. Dzięki refakturowaniu usług możliwe jest przeniesienie kosztu usługi lub towaru na jej ostatecznego odbiorcę. Przepisy ustawy o VAT wyraźnie wskazuję, że przedsiębiorca dokonujący odsprzedaży nie jest jedynie pośrednikiem w usłudze, ale także jej wykonawcą. Co istotne podczas refakturowania odsprzedający stosuje taką samą stawkę VAT z jaką nabył daną usługę lub towar. Istnieją jednak sytuacje w których możliwe jest skorzystanie z podatkowych zwolnień. Kwota na jaką wystawiona jest refaktura powinna być równa pierwotnej fakturze sprzedaży, choć zdarzyć się może, że jej wartość zostanie zmieniona. Możliwe jest powiększenie jej o marżę oraz prowizję, spora część przedsiębiorców decyduje się na zwiększenie pierwotnej kwoty w związku z pośrednictwem.

Jak wystawić refakturę?

Refaktury są wystawiane w taki sam sposób jak tradycyjne faktury sprzedażowe. W nagłówku nie umieszcza się wyrażenia „refaktura”, lecz „faktura”. Dokument ten nie musi być odzwierciedleniem pierwotnej faktury, jednak musi zawierać wszystkie informacje, które wymagane są na zwykłych fakturat VAT. Reguluje to ustawa o VAT, i wymienia ona następujące elementy:
  • data wystawienia dokumentu;
  • imiona i nazwiska lub nazwy stron transakcji wraz z adresami;
  • kolejny numer w ramach serii, który pozwoli na jednoznaczną identyfikację faktury;
  • NIP nabywcy i sprzedawcy;
  • określenie nazwy towaru i usługi;
  • data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, ewentualnie datę otrzymania zapłaty jeśli nastąpiła przed sprzedażą, o ile taka data została określona i różni się od daty wystawienia faktury;
  • wartość sprzedaży wyrażona kwotą brutto i netto;
  • wartość VAT.
Spełnienie tych wszystkich elementów jest konieczne w celu spełnienia wymogów formalnych tego dokumentu, ponadto pomagają one w jego późniejszej identyfikacji.

Kiedy można ją wystawić?

Refaktura najczęściej dotyczy usług. Przedsiębiorca, który ją wystawia nie musi być uprawniony do wykonywania danych usług, lecz jest podmiotem pośredniczącym. Często stosuje się refakturowanie w branżach takich jak transport, hotelarstwo czy w związku z opłatami za media (wodę, gaz czy prąd). W przypadku dokumentu dotyczącego transportu konieczne jest wystawienie go z datą wykonania usługi. Refakturowanie często dotyczy także wynajmu nieruchomości przedsiębiorcy. Właściciele otrzymują rachunki na swoje nazwisko, a następnie dokonują refakturowania, po to, aby przedsiębiorca mógł odliczyć koszty w ramach rozliczenia prowadzonej przez siebie działalności. W takiej sytuacji pomimo, że na rachunku nie widnieją jego dane, może on wliczyć je w jego koszty. Istnieją również sytuacje, w których nie ma możliwości wystawienia refaktury. Po pierwsze nie powinno się jej stosować, gdy usługa została wykorzystana w całości przez przedsiębiorcę, który jest pośrednikiem. Po drugie w sytuacji rozliczania kosztów pomocniczych w nawiązaniu do podstawowej usługi również nie powinno się stosować refakturowania. Wszystkie wydatki, które są elementem podstawowej usługi powinny być wliczone go głównej ceny. Przepisy prawa nie regulują zasad rozliczania przychodów uzyskanych w związku z refakturą, dlatego też konieczne jest stosowanie się do ogólnych przepisów podatkowych. Z nich bowiem wynika, że przychód powstaje w chwili wykonania usługi lub jej części. W przypadku refaktury brak jest precyzyjnych zasad, dlatego też strony powinny się porozumieć i ustalić okresy rozliczeniowe. Najlepiej, aby były one wyraźnie określone w zapisach umowy lub na fakturze. Jeśli jednak nie zostanie to ustalone, datą powstania przychodu jest dzień wystawienia refaktury. Chyba, że zapłata została dokonana przed wystawieniem tego dokumentu, wówczas przychód powstaje w dniu uregulowania płatności. Refakturowanie jest bardzo wygodną metodą rozliczania kosztów, należy jednak korzystać z tej opcji we właściwy sposób, zgodny z obowiązującymi przepisami i regułami. Warto jest także wcześniej dokładnie przeanalizować zasady refakturowania i zastanowić się czy jest to dobre, opłacalne rozwiązanie.