Rodzaje faktur
Faktura VAT jest podstawowym dokumentem każdej osoby prowadzącej działalność gospodarczą, która sprzedaje swoje towary lub usługi. Oprócz konieczności ich sporządzania występuje również obowiązek ich księgowania w rejestrach VAT oraz odpowiedniego przechowywania. Zatem co to jest faktura i jakie są jej rodzaje?

Co to jest faktura i jakie zapisy muszą być na niej uwzględnione?

Faktura stanowi podstawowy dokument, który potwierdza sprzedaż lub zakup oraz zawiera szczegółowe informacje odnoszące się do dokonanej transakcji. Jest najpopularniejszym dokumentem księgowym w Polsce. Faktura musi zawierać określone zapisy, należą do nich:
  • nazwa „faktura”,
  • kolejny nr faktury,
  • data i miejsce wystawienia, oraz data dostarczenia towarów lub wykonania usługi,
  • nazwa oraz adres zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy,
  • numery NIP kontrahentów (dopuszczalny jest również nr PESEL),
  • nazwa towarów bądź usług, które są przedmiotem transakcji,
  • ilość i jednostkę miary sprzedawanych towarów bądź zakres świadczonej usługi,
  • cena i wartość netto,
  • stawka podatku,
  • wartość VAT,
  • wartość brutto,
  • suma wartości sprzedaży netto, uwzględniając podział na wszystkie stawki VAT zwolnionych z podatku i niepodlegających opodatkowaniu,
  • kwotę należności ogółem.
Faktura zawsze jest wystawiana w dwóch jednakowych egzemplarzach. Jeden otrzymuje kupujący, drugi zostaje u sprzedającego. Dokument ten musi być archiwizowany przez okres 5 lat. To, w jaki sposób będzie on przechowywany, zależy od kontrahenta. Może to być zarówno forma papierowa, jak i elektroniczna.

Jakie są podstawowe rodzaje faktur?

  1. Faktura sprzedaży – jest ona najpopularniejszym dokumentem, który potwierdza sprzedaż towarów, wyrobów lub świadczenia usługi. Odnosi się zarówno do hurtu, jak i detalu. Określana zapisem „Faktura VAT”. Jej odbiorcą może być inny przedsiębiorca, jak i osoba fizyczna nieprowadząca firmy. Dokument potwierdzający transakcję należy sporządzić najpóźniej do 15 dnia następnego miesiąca, od dokonania sprzedaży lub świadczenia usługi.
  2. Faktura zaliczkowa – jest to dokument potwierdzający wpłatę określonej kwoty jeszcze przed dostarczeniem towarów bądź wykonaniem usługi. Po otrzymaniu zaliczki należy ją sporządzić do 15 dnia następnego miesiąca. Można ją również wystawić przed wpłatą określonej kwoty, jednak nie wcześniej niż 30 dni. Co ważne, jeśli zaliczka obejmuje tylko część zapłaty, konieczne jest wystawienie faktury końcowej obejmującej całość należności. Sporządza się ją podczas finalizacji transakcji.
  3. Faktura korygująca – ma na celu skorygowanie błędu, który wystąpił na fakturze VAT. Najczęściej odnosi się do korekty stawki VAT lub ceny jednostkowej konkretnego towaru, czy wyrobu. Ten rodzaj dokumentu sporządza się również w sytuacji, kiedy klient zwraca część zakupionych dóbr lub w przypadku udzielenia rabatu. Faktura korygująca może być sporządzona tylko przed osobę, która wystawiła pierwotną fakturę. Oznacza to, że klient po dostrzeżeniu nieprawidłowości nie może samodzielnie wystawić dokumentu, który korygowałby błąd, musi on zgłosić zaistniałą sytuację dostawcy.

Jakie są inne rodzaje faktur?

  1. Faktura pro forma – nie jest to dokument, który powoduje konsekwencje podatkowe i nie umieszcza się jej w rejestrach VAT. Pełni ona formę informacyjną. Najczęściej jest sporządzana w celu przedstawienia oferty oraz poinformowaniu klienta o cenach towarów lub usług. Faktura pro forma zawiera te same dane, co zwykły dokument. Istotny jest jednak zapis „pro forma”.
  2. Faktura końcowa – wystawiana jako rozliczenie wpłaconych zaliczek. Sporządza się ją w przypadku kilku przedpłat. Dokument musi zawierać wszystkie numery faktur zaliczkowych. Suma wartości dokumentu jest pomniejszana o kwotę podatku uwzględnionego w fakturach potwierdzających otrzymanie części zapłaty.
  3. Faktura VAT marża – w tym przypadku przedmiotem opodatkowania jest jedynie kwota marży, która jest pobierana przez sprzedawcę usługi lub towaru.
  4. Faktura uproszczona – jest wystawiana w sytuacji, kiedy całkowita należność nie przekracza 450 zł (100 euro).
  5. Faktura RR – ten rodzaj dokumentu jest wystawiany przez nabywcę towarów. Dotyczy transakcji z rolnikiem ryczałtowym.
  6. Faktura podatnika zwolnionego z VAT – ten rodzaj dokumentu poza standardowymi zapisami musi zawierać podstawę prawną zwolnienia.
Faktura VAT jest dokumentem, z którym każdy przedsiębiorca ma do czynienia na co dzień. To właśnie za jej pomocą potwierdza się nie tylko sprzedaż, czy wykonanie usługi, ale również np. pobrane zaliczki. Wszystkie rodzaje faktur możliwe są do wystawienia w programie Melpe.