Termin płatności faktur – jak liczyć termin zapłaty za fakturę?

Każdy z nas sprzedając jakąkolwiek rzecz, chciałby jak najszybciej otrzymać za nią zapłatę. Sytuacja dotyczy także przedsiębiorców, którzy wystawiają faktury płatne przelewem. Chcieliby, żeby środki jak najszybciej znalazły się na ich kontach lub przynajmniej bez opóźnień. Dla wygody obu stron umowy terminy płatności często ustalane są indywidualnie. Niezwykle istotnym tematem są zasady dotyczące tego procesu. Zarówno przedsiębiorca, jak i kontrahent powinien znać swoje prawa i obowiązki.

Faktura VAT – Najczęstsze rodzaje płatności

Przedsiębiorstwa najczęściej decydują się na stosowanie trzech rodzajów terminów płatności faktur:

  • przedpłata lub zaliczka,
  • płatność gotówką,
  • kredyt kupiecki.

Każdy z terminów stosuje się w innych sytuacjach. Zaliczka najczęściej dotyczy nietypowych produktów, zwłaszcza tych produkowanych na specjalne zamówienie. Celem przedpłaty jest natomiast ograniczenie ryzyka utraty należności przez podwyższone ryzyko kredytowania odbiorcy. W celu realizacji płątności wystawia się kontrahentowi fakturę zaliczkową. Często zdarza się, że zaliczka lub przedpłata ma za zadanie pokryć koszty, które musi ponieść usługodawca dla poprawnego wykonania umowy. Zaliczyć tutaj można wszystkie sytuacje zakupu materiałów lub sprzętów.

Dla przedsiębiorców najbardziej pożądaną formą płatności jest oczywiście ta gotówkowa. W takiej sytuacji pieniądze trafiają na konto usługodawcy natychmiast. Nie musi on czekać na ich uregulowanie – jeżeli klient nie uiści wpłaty nie otrzyma zamówionego towaru lub usługi.

W przypadku płatności gotówkowych istotne jest zwrócenie uwagi, że jednorazowa wartość transakcji nie może przekroczyć kwoty 15 000 zł brutto. W wymogu tym chodzi o zabezpieczenie interesów kupujących. Jest ona często stosowana w przypadku nadwyżki popytu nad podażą. W takiej sytuacji sprzedawca może narzucić najlepsze dla siebie warunki sprzedaży. Deficyt towarów oprócz wzrostu cen powoduje wymuszenie dokonywania płatności gotówkowych.

Ostatnim rodzajem płatności jest kredyt kupiecki. Polega on na odroczeniu czasu na zapłatę (terminu płatności). Według regulacji prawnych w Unii Europejskiej wynosi 30 dni.

Jak liczyć termin płatności faktury?

Dokładne zasady obliczania terminu płatności wskazują, że jeżeli termin płatności ma być liczony od daty wystawienia faktury, to pierwszym dniem będzie dzień następujący po dniu w którym ów dokument został wydany.

Jeżeli na przykład faktura została wystawiona 1 października, i określono dla niej 14-dniowy termin płatności, to dokonanie wpłaty przez klienta w dniu 14 października, będzie równoznaczne z terminowym opłaceniem faktury.

Termin płatności za towary lub usługi nie może przekroczyć 60 dni, dotyczy to sytuacji, w których transakcji dokonują dwa równorzędne przedsiębiorstwa prywatne. Zgodnie z obowiązującą znowelizowaną Ustawą o terminach zapłaty w transakcjach handlowych ma to na celu zabezpieczenie mniejszych przedsiębiorstw w relacjach asymetrycznych. Oczywiście od tej reguły obowiązuje wyjątek. Strony umowy mogą ustalić inny (nawet dłuższy) termin dokonania płatności. Jednakże wierzycielem nie może być mniejszy przedsiębiorca, gdyż takie ustalenia mogą być wobec niego nieuczciwe.

W przypadku równorzędnych podmiotów termin płatności może być ustalony na czas dłuższy niż 60 dni. Zabezpieczenie interesów sprzedającego polega na tym, że ma on jednak prawo do zaznaczenia w umowie, że po 30 dniach od daty doręczenia faktury rozpocznie naliczanie ustawowych odsetek. Oczywiście zdarzają się sytuacje, kiedy to przedsiębiorstwa decydują się na nieco mniej standardowe terminy płatności. Z założenia najkrótszym termin na opłacenie faktury VAT jest okres 7 dni, jednak pojawiają się też sporadyczne przypadki, kiedy wynosi on tylko 3 dni.

Jeżeli znów sytuacja dotyczy transakcji, w których dłużnikiem jest podmiot publiczny (np. urząd) termin zapłaty nie może przekroczyć 30 dni.

Zdarzają się również przykłady, w których na fakturze nie widnieje podany termin płatności. Dla kontrahenta jest to wyraźny sygnał, że wpłaty musi dokonać w momencie według niego słusznym i dogodnym. Zgodnie z Kodeksem cywilnym taką fakturę należy uregulować niezwłocznie.

Komunikacja, kluczem do prawidłowych relacji biznesowych

Przy ustaleniu terminu płatności ważne jest podejście gwarantujące termin realny do zrealizowania przez usługobiorcę aby uniknąć konfliktowych sytuacji, które mogą wpłynąć niekorzystnie na współpracę firm warto jest zapytać, czy termin dokonania opłaty jest dla klienta realny do wywiązania się. Komunikacja w tej delikatnej finansowej materii jest bardzo istotna. Należy mieć na uwadze, że niejednokrotnie kontrahent sam oczekuje na płatność, z której środki przeznaczone są na poczet opłacenia konkretnej faktury.