Wprowadzanie otrzymanej płatności

Wprowadzając fakturę do systemu Melpe i drukując ją dla Klienta można zauważyć, że w pozycji kwoty zamiast oznaczenia „zapłacono” często pojawia się kwota „do zapłaty”. Sytuacja taka może pojawiać się nawet po wprowadzeniu zapłaty do systemu, co może niepokoić. Na jakich zasadach odbywa się wprowadzanie informacji o otrzymanej płatności do programu fakturowania i dlaczego status „zapłacono” nie zawsze pojawia się na wydruku faktury?

Kiedy wprowadzić informacje o otrzymanej płatności za fakturę?

Korzystając z Melpe można wprowadzać informacje o otrzymanej płatności zarówno w momencie wystawiania faktury, jak i później, gdy faktura znajduje się już na liście faktur i rozrachunków. Pierwszy z przypadków stosuje się najczęściej w przypadku faktur zaliczkowych lub gdy faktura wystawiana jest w momencie otrzymania płatności, a nie na długo przed nią.

Jeśli otrzymana płatność ma być zarejestrowana w momencie tworzenia faktury, rozliczamy ją z poziomu edycji dokumentu podczas wystawiania. W zakładce rozliczenia wybieramy wówczas dodaj płatność lub dodaj rozliczenie, tworząc nową wpłatę lub wybierając istniejącą już w systemie (i niezafakturowaną) wpłatę.

Wprowadzając wpłatę na etapie tworzenia faktury, jej rozliczenie będzie widoczne w momencie utworzenia dokumentu, a więc i na wydruku. W takim przypadku kwota widoczna w pozycji „do zapłaty” będzie pomniejszona o kwotę z rozliczenia, a więc np. zaliczkę lub pełną wartość faktury. Na wydruku pojawi się pole jak poniżej:Inaczej wyglądać będzie wydruk, gdy rozliczenie faktury nastąpi z poziomu listy faktur, które zostały już wystawione. Sytuacja taka zdarzy się, jeśli faktura została wprowadzona wcześniej, niż nastąpiła wpłata. W takiej sytuacji wydruk nie ulegnie zmianie i na wystawionej fakturze będzie widniała kwota „do zapłaty” właściwa dla tej umieszczonej na fakturze podczas jej wystawienia. Zapis ten nie może być zmieniony w procesie edycji faktury.

Dlaczego na fakturze widnieje pozycja „do zapłaty” pomimo rozliczenia?

Rozliczenie faktury po jej wystawieniu powoduje, że nie ma możliwości wprowadzenia zmian wydruku i usunięcia kwoty z pozycji „do zapłaty”. Przykładowo, jeśli fakturę wystawiamy w marcu, a płatność otrzymujemy w kwietniu, kwota na fakturze będzie zgodna ze stanem z dnia jej wystawienia. Skoro w momencie tworzenia faktury kwota „do zapłaty” nie była jeszcze rozliczona, na druku faktury pojawi się pełna kwota, choć fakt jej rozliczenia będzie odnotowany w programie Melpe. Dlaczego?

Wprowadzenie zapłaty do faktury, która została już wystawiona, nie może wpłynąć na kwoty widoczne na wydruku i w podglądzie faktury, ponieważ faktura, która trafiła do obiegu prawnego, nie powinna ulegać zmianie. Pozycje „do zapłaty” i „zapłacono” muszą być prawdziwe na dzień wystawiania faktury.

Wprowadzanie korekty do faktury

Jeśli faktura trafiła do obiegu, nie można zmieniać żadnej zamieszczonej na niej informacji. Zdarza się jednak, że konieczne jest wprowadzenie pewnych poprawek i do takich celów służą korekty faktur. Jedynym przypadkiem, w którym można anulować wystawioną fakturę sprzedaży, jest sytuacja, w której faktura nie trafiła jeszcze do nabywcy. Korekty do faktur należy wystawić w przypadku zmniejszenia lub zwiększenia podstawy opodatkowania oraz stwierdzenia innych pomyłek.

Co zrobić, aby przygotować dla klienta fakturę informującą o wysokości zapłaty, ale nie pokazującą na końcowym dokumencie pozycji „do zapłaty” z pełną kwotą faktury? Rozwiązaniem będzie rozliczenie faktury i transakcji przed jej wystawieniem lub przedstawienie klientowi możliwości wystawienia faktury pro forma, która jest fakturą informacyjną, nie generuje obowiązku podatkowego i wymaga wystawienia właściwej faktury VAT po przyjęciu płatności i realizacji zamówienia.