Wystawianie faktur w języku obcym
Możliwość wystawiania faktur w języku obcym będzie szczególnie istotna dla firm, które na co dzień pracują z kontrahentami za granicą. Zarówno faktury w obu językach, jak i wyłącznie w języku obcym są w polskim prawie dozwolone, o ile są wystawiane dla kontrahenta zagranicznego, a nie dla konsumenta nieprowadzącego działalności gospodarczej. Jak wystawić fakturę w języku obcym w Melpe?
Wystawianie faktur w języku obcym
Podczas pracy z fakturami w naszym programie, domyślnym językiem wystawiania dokumentów sprzedażowych jest język polski. Melpe umożliwia jednak wybór wydruku dokumentów z dodatkowym tłumaczeniem na język angielski, niemiecki i rosyjski.
Rozwiązanie takie pozwoliło nam wprowadzić opcję wielojęzyczną bez konieczności całkowitego tłumaczenia dokumentów i zapewnić naszym klientom dostęp do faktur, które będą ważne w razie kontroli organów podatkowych bez konieczności przedstawiania ich oficjalnego tłumaczenia.
Aby wystawić fakturę w języku obcym w Melpe, można posiłkować się ustawieniem domyślnej wersji językowej wydruku dla danego kontrahenta lub zmienić wersję podczas wystawiania nowej faktury.
Zmiana w kartotece kontrahenta
Otwierając edycję danych wprowadzonego do bazy kontrahenta, w zakładce „dodatkowe” możemy wskazać język faktury, wybierając spośród POL, POL-ANG, POL-NIEM, i POL-RUS. Program domyślnie przypisuje każdemu kontrahentowi wersję językową, ale zmiany w tym zakresie można wprowadzać samodzielnie wielokrotnie, zależnie od potrzeby sytuacji i na prośbę kontrahenta. Nie ma przeciwwskazań do tego, by część dokumentów sprzedażowych dla danego kontrahenta wystawianych było w języku polskim, a część w wersji dwujęzycznej.
Zmiana języka pojedynczej faktury
Pracując na nowym dokumencie, w przypadku gdy kontrahent nie ma przypisanej domyślnej wersji językowej faktur lub gdy potrzebne jest jednorazowe zmienienie faktury z języka polskiego na wersję dwujęzyczną, zmianę taką można wprowadzić na poziomie wystawiania dokumentu, bez ingerowania w kartotekę kontrahenta zapisaną w programie.
Podczas wystawiania faktury przechodzimy do zakładki „Dodatkowe”, wskazując wersję językową właściwą dla wystawianego dokumentu. Po wprowadzeniu zmian, dane na fakturze będą przedstawiane w wersji polskiej oraz, w nawiasie, w języku obcym właściwym dla kontrahenta (jak na załączniku poniżej). Ze względu na różnorodność towarów, jakie mogą być sprzedawane przez użytkowników programu Melpe i chęć zagwarantowania wiarygodnego tłumaczenia, na fakturze pojawią się w języku obcym wyłącznie tłumaczenia głównych elementów faktury – Melpe nie tłumaczy nazwy usługi na język obcy i jeśli tłumaczenie takie jest potrzebne, zalecamy samodzielnie wprowadzić nazwę towaru w wersji dwujęzycznej.
Kiedy można wystawić fakturę w języku obcym?
Wystawianie faktur w języku obcym może rodzić pytanie, czy faktury takie są w świetle polskiego prawa dopuszczalne i traktowane jako kompletny dowód księgowy. Prawo polskie nie określa jednak w jakim języku należy wystawiać dokumenty sprzedażowe, zaznaczając jedynie, zgodnie z ustawą z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, że każda wystawiona faktura powinna zawierać obowiązkowe elementy takie jak data wystawienia, nazwa towaru i usługi, czy stawka podatku. W praktyce oznacza to, że nie ma przeszkód do wystawiania faktur w języku obcym, choć jest w tej kwestii pewne obostrzenie – faktury w języku innym niż polski mogą być wystawiane wyłącznie między przedsiębiorcami, a nie dla konsumenta nieprowadzącego działalności gospodarczej.
Co ważne, dzięki możliwości wystawiania faktur w języku obcym, polskie prawo dopuszcza faktury w dwóch wersjach językowych (jak te wystawiane z pomocą programu Melpe) oraz całkowicie obcojęzyczne, jeśli zachodzi taka potrzeba. Warto jednak zaznaczyć, że obecnie to właśnie wersje dwujęzyczne są najbardziej popularne ze względu na to, że według przepisów podatkowych wszystkie zapisy w księdze przychodów i rozchodów muszą być prowadzone wyłącznie w języku polskim i polskiej walucie. O ile więc dowody księgowe mogą być obcojęzyczne, dla własnej wygody warto postawić na wersję dwujęzyczną i mieć spójność we własnych dokumentach, bez potrzeby przeliczania walut czy tłumaczenia dokumentów.
Co zrobić, jeśli zdecydujemy się na wystawianie faktur w języku innym niż polski, a nie wersji dwujęzycznej? Organy podatkowe prowadzące kontrole będą wymagały od podatnika tłumaczenia obcojęzycznych dowodów księgowych, jeśli zajdzie potrzeba ich kontroli. W przypadku dokumentów dwujęzycznych nie ma potrzeby przedstawiania dodatkowego tłumaczenia.
Korzystając z Melpe uzyskasz dostęp do możliwości wystawiania dokumentów w wersji polskojęzycznej oraz dwujęzycznej, z tłumaczeniem na język angielski, niemiecki lub rosyjski. Nasz program obsługuje walutę polską i waluty zagraniczne, a dodatkowo jest dostępny w całości w wersji rosyjskojęzycznej.
