Zagubiona faktura – duplikat faktury
W życiu często tak bywa, że giną nam różne rzeczy. Układamy, porządkujemy, przekładamy, wyrzucamy, a ostatecznie zapominamy gdzie są. Najbardziej stresujące są sytuacje, gdy dotyczy to ważnych dla nas plików. Każda osoba prowadząca własną działalność gospodarczą, lub zajmująca się obiegiem dokumentów z pewnością spotkała się z sytuacją, gdy zagubionym papierem okazywała się faktura.
Co to jest duplikat faktury?
W sytuacji, gdy faktura kosztowa zostanie zniszczona lub zaginie najlepszym i właściwie jedynym sposobem na jej odzyskanie, jest skierowanie prośby do kontrahenta o wystawienie duplikatu faktury. Jest to dokument księgowy, który jest potwierdzeniem transakcji handlowej, która miała miejsce. Jego zadaniem jest niejakie odtworzenie informacji zawartych w oryginale, będących potwierdzeniem tych zawartych w transakcji handlowej.
Dzięki wystawieniu duplikatu nie zaburza się porządku w dokumentach księgowych i przede wszystkim można uniknąć nieprzyjemności związanych z kontrolą skarbową. Duplikat jest tak samo ważnym i wiążącym dokumentem, co oryginał. Jest to istotne, gdyż wystawiony prawidłowo, uprawnia do odliczania naliczanych podatków przez Urząd Skarbowy.
Po co wystawiany jest duplikat faktury?
Wystawienie duplikatu to najlepsza i właściwie jedyna opcja postępowania w przypadku:
- zagubienia,
- zniszczenia,
- braku faktury,
- pominięcia wystawienia (np. z powodu błędu systemu w przesyłaniu dokumentów).
Jest to istotny zabieg, gdyż brak posiadania kompletnego zestawu wszystkich dokumentów księgowych wiąże się z poważnymi konsekwencjami. Po pierwsze, gdy brakuje faktury sprzedaży niemożliwe jest odliczenie podatku VAT. Należy także podkreślić, że gromadzenie i przechowywanie dokumentów jest wymagane prawem i konieczne do przedstawienia podczas kontroli skarbowej. To dzięki fakturom przedsiębiorca może wykazać spełnianie w prawidłowy sposób obowiązków podatkowych.
Z tego też powodu, każda faktura musi być przechowywana w firmie przez okres 5 lat. Jest to czas wymagany, a po tym czasie należności podatkowe przedawniają się. Jeżeli nie ma przechowywanej faktury konieczne jest wykonanie korekt w złożonych deklaracjach podatkowych VAT. Jest to czynność znacznie bardziej złożona, wymagająca i kłopotliwa, niż wystawienie duplikatu faktury sprzedaży lub faktury kosztowej.
Jak prawidłowo wystawić duplikat faktury?
Duplikat faktury zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów wystawiany jest na wyraźny wniosek nabywcy duplikatu. Ustawodawca nie określił formy wspomnianego wniosku, dzięki czemu uznawane są zarówno prośby pisemne, wysłane za pomocą poczty elektronicznej lub faksu. Dopuszczalne są także te w formie ustnej prośby w trakcie osobistej wizyty lub rozmowy telefonicznej. Istotne jest, aby sprzedawca w sposób, który nie budzi wątpliwości mógł stwierdzić, że nabywca wnosi o wystawienie tego dokumentu. Dodatkowo żadna ze stron nie musi weryfikować czy rzeczywiście doszło do zaginięcia lub zniszczenia. W Rozporządzeniu podkreślony jest fakt, że faktura, będąca duplikatem musi zostać opatrzona datą wystawienia i słowem „duplikat”.
Czy kserokopia faktury opatrzona słowem „duplikat” rzeczywiście nim jest?
Wiele osób może twierdzić, że wystarczy wykonać kserokopię faktury, przybić pieczątkę „duplikat”, dopisać datę wystawienia i sprawa jest zakończona. Jest to jednak błędny tok rozumowania. Wydanie kserokopii pierwotnego dokumentu, który znajduje się w archiwum firmy nie jest wystarczającym ani odpowiednim zadaniem.
Duplikat stanowi osobny rodzaj faktur, dlatego też musi być wystawiony w ten sam sposób co oryginał faktury pierwotnej i przekazany w oryginale. Dla wystawcy istotne jest to, że nie ma on żadnego wiążącego terminu na wystawienie i dostarczenie tego dokumentu, nie powinno się jednak przedłużać tego procesu.
Duplikat faktury VAT – proces wystawiania w Melpe
W Melpe wydrukowanie duplikatu faktury jest proste i intuicyjne. W tym celu należy na liście dokumentów sprzedażowych zaznaczyć fakturę do której należy wydrukować duplikat i w lewym menu wybrać opcję „Drukuj duplikat”.
Wydruk duplikatu faktury będzie oznaczony określeniem „Duplikat z dnia …”.
Porządek w dokumentach z Melpe
Dokładne prowadzenie księgowości i przechowywanie dokumentów w firmie zagwarantuje przede wszystkim porządek, który jest cenny dla każdego przedsiębiorcy. Nie ma nic gorszego niż bałagan w dokumentach. Generuje on niepotrzebny stres i straty. Idealnym rozwiązaniem w tym zakresie jest wprowadzanie dokumentów sprzedaży i zakupów do programu do faktur Melpe pozwalającego na prowadzenie rozrachunków firmy.