Instrukcja obsługi

Adres e-mail jest loginem użytkownika. Również na ten adres kierowana będzie wszelka korespondencja z programu.

Hasło użytkownika i jego siła jest ważnym elementem kontroli dostępu do danych. Dlatego hasło użytkownika powinno się składać z minimum 8 znaków i kombinacji cyfr i znaków: Po prawidłowym wypełnieniu formularza rejestracji w systemie zostanie utworzone konto użytkownika a na podany adres e-mail zostanie wysłane potwierdzenie rejestracji. Następnym krokiem jest dodanie firmy w programie Melpe.

Następnie określamy rolę, jaką użytkownik będzie pełnił w firmie oraz do jakich serii numeracji dokumentów będzie miał dostęp. Serie numeracji w programie mogą posłużyć do odwzorowania wydziałów bądź oddziałów firmy a tym samym ograniczyć widoczność dokumentów w obrębie komórki organizacyjnej do której użytkownik należy.

Wskazanie domyślnej serii numeracji, spowoduje podpowiedź tej numeracji na nowo wystawianych dokumentach.Konfiguracja konta nowego użytkownika wymaga również nadania uprawnień do poszczególnych funkcjonalności. Od tych ustawień zależy czy użytkownik będzie miał prawo wglądu np. do dokumentów zakupu bądź rozrachunków.

W obrębie uprawnień do listy dokumentów, użytkownikowi można ograniczyć widok tylko do dokumentów, które zostały przez niego utworzone.Zatwierdzenie zaproszenia nowego użytkownika poprzez kliknięcie na przycisk DODAJ/WYŚLIJ ZAPROSZENIE spowoduje że na wskazany adres e-mail zostanie wysłana wiadomość z zaproszeniem.

Dodanie nowego użytkownika do firmy możliwe jest również z poziomu górnego menu USTAWIENIA i wyborze opcji ZAPROŚ UŻYTKOWNIKA umieszczonej w kategorii UŻYTKOWNICY.

Historia wysłanych zaproszeń

Z tego miejsca można również przeglądać historię zaproszeń do firmy, na której widać czy zaproszenie zostało zaakceptowane i w razie konieczności można je wysłać ponownie. Wysłane omyłkowo zaproszenie można wycofać zanim zostanie zaakceptowane przez adresata wiadomości. Zaproszenie takie ma status AKTYWNE.

Opcje te dostępne są z poziomu górnego menu USTAWIENIA i wyborze odpowiedniej opcji umieszczonej w kategorii UŻYTKOWNICY.

Lista użytkowników zawiera wykaz osób, które mają dostęp do danych firmy.

Podgląd lub zmiana uprawnień odbywa się  przez rozwinięcie przycisku OPCJE i pozycji ZMIEŃ UPRAWNIENIA. 

Wyświetlone zostanie okno gdzie można zmienić uprawnienia użytkownika do serii numeracji lub funkcjonalności w systemie (podobnie jak ma to miejsca podczas dodawania nowego użytkownika).Zmiana uprawnień odbywa się na tej samej zasadzie jak nadawanie uprawnień podczas dodawania nowego użytkownika do firmy. Po dokonaniu zmian  klikamy Zapisz zmiany.

Dostępne zmienne systemowe:

[numer] – numer kolejny dokumentu

[dzień] – dzień miesiąca (w przypadku numeracji dziennej)

[miesiąc] – miesiąc w którym wystawiany jest dokument

[rok] – rok (format dwucyfrowy np. 22 ), dla uzyskania roku w formacie czterocyfrowym np. 2022 należy wprowadzić 20[rok]

[seria] – dodatkowe oznaczenie np. A Po dodaniu nowej serii numeracji należy nadać uprawnienia do tej serii pozostałym użytkownikom USTAWIENIA | UŻYTKOWNICY – Lista użytkowników.

Wybierając z górnego menu USTAWIENIA a następnie z zakładki DOKUMENTY | SZABLONY WYDRUKÓW przechodzimy do miejsca, w którym możemy wybrać odpowiedni szablon.Każdy z szablonów posiada możliwość zmiany kolorystyki. Dokonując zmiany koloru można w każdej chwili wybrać podgląd wydruku, który wygeneruje przykładową fakturę. Wybór szablonu, według którego generowane będą dokumenty, odbywa się poprzez przycisk WYBIERZ. Obowiązujący szablon będzie dodatkowo otoczony niebieską ramką.

Stopka faktury

Po wyborze szablonu wydruku faktury użytkownik może zdefiniować treść, która będzie wyświetlana na dole dokumentu. Stopkę faktury definiujemy również w ustawieniach firmy w zakładce DOKUMENTY | STOPKA FAKTURY.

Konfiguracja ustawień wysyłki wiadomości odbywa się w menu USTAWIENIA | Ustawienia SMTP. Pomimo korzystania ze standardowych ustawień wysyłania wiadomości z użyciem konta Melpe, użytkownik może wprowadzić dodatkowy adres, który będzie wyświetlany u klientów w przypadku próby odpowiedzi na otrzymaną wiadomość.

Dzięki temu ustawieniu, odpowiedź klienta na otrzymanego maila z fakturą trafi na podane konto mailowe. W przeciwnym wypadku nie otrzymamy maila z odpowiedzią od klienta. Dodatkowo można wybrać opcję Kopia wiadomości, dzięki czemu wszystkie wysyłane wiadomości z systemu trafią dodatkowo na podany adres e-mail. Kolejną możliwością jest są Własne ustawienia gdzie można wprowadzić konfigurację własnej skrzynki pocztowej.

Grupy produktów – Do kategoryzowania dodanych do systemu towarów.

Grupy cen – Do opisu wystawionych cen na fakturach.

Grupy kontrahentów – Do kategoryzowania kontrahentów.

W celu zobaczenia listy utworzonych grup lub dodawania i usuwania należy udać się do odpowiedniej opcji w kategorii Słownik w zakładce Ustawienia.Strony do zarządzania grupami wyglądają analogicznie, prócz małego niuansu, dlatego omówimy sobie system zarządzania grupami na przykładzie Grupy produktów. Do wspomnianego niuansu wrócimy później. Strona zarządzania dzieli się na listę i formularz. Na liście wyświetlane są utworzone grupy z zachowaną hierarchią. Z poziomu listy mamy też możliwość edycji i usuwania.Formularz znajdujący się po prawej składa się z 3 pól. Nazwa grupy służy do identyfikacji grupy na łamach serwisu. Poniżej znajduje się rozwijana lista. Z listy wybieramy inną grupę która będzie grupą nadrzędną dla naszej nowej grupy. Pole opisu nie jest obowiązkowe i służy tylko do łatwiejszej identyfikacji przez użytkownika.Po kliknięciu przycisku Dalej do listy grup zostanie dodana nowa grupa.

Kolejna opcja daje nam możliwość włączenia powiadomienia dzień przed terminem końcowym realizacji faktury. Ostatnie powiadomienie jakie możemy skonfigurować to powiadomienie o zaległej realizacji faktury. Analogicznie jak w przypadku pierwszego powiadomienia mamy możliwość wpisania, ile dni po spełnieniu warunku mamy dostać powiadomienie. W tym konkretnym przypadku warunkiem jest upłynięcie terminu płatności. Domyślna wartość to 3 dni.

Poniżej mamy możliwość dodania do powiadomienia informacji o naliczonych odsetkach. Po skonfigurowaniu wedle naszych potrzeb klikamy Zapisz zmiany. Od teraz będziemy dostawać odpowiednie powiadomienia e-mail.

Data wystawienia – Pole zawiera domyślnie dzisiejszą datę. Ustalamy w tym polu datę wystawienia faktury. Jeśli zechcemy zmienić datę wystarczy kliknąć na pole aby pojawił się kalendarz. Z kalendarzy wybieramy odpowiednią datę.

Data sprzedaży – Pole zawiera domyślnie dzisiejszą datę. Ustalamy w tym polu datę sprzedaży towaru z faktury. Jeśli zechcemy zmienić datę wystarczy kliknąć na pole aby pojawił się kalendarz. Z kalendarzy wybieramy odpowiednią datę.

Nabywca – Z rozwijanej listy wybieramy naszego kontrahenta. Wybór konkretnego kontrahenta definiuje wartości domyślne dla niektórych pól. Na liście jest też opcja dodania nowego kontrahenta. Po wyborze tej opcji pojawi nam się formularz dodawania kontrahenta. Formularz wypełniamy analogicznie do tego z kroku dodawanie nowego kontrahenta w zakładce Kartoteki.

Sposób płatności – Pole określające sposób w jaki kontrahent będzie spłacać fakturę. Sposób spłaty faktury może przyjąć następujące wartości przelew, gotówka, karta płatnicza i inne. W przypadku 3 pierwszych sposobów pojawiają się dodatkowe 2 pola Termin płatności i Dni. Pole dni określa ilość dni na zapłacenie faktury. Termin płatności jest wyliczany na podstawie dni. W przypadku kiedy w polu Dni nie ma podanej wartości, to pole Termin płatności przyjmuje domyślnie dzisiejszą datę. W przypadku innego sposobu płatności pojawia się tylko pole opisu płatności. Pole Sposób płatności oraz wszystkie pola z nim związane przyjmują domyślnie wartości przypisane w profilu kontrahenta.

Seria numeracji – Z listy wybieramy schemat numeracji wedle którego ma być ponumerowana dana faktura. Na liście znajduje się również dodatkowa pozycja o nazwie Inny. Jeśli ją wybierzemy to naszym oczom ukaże się formularz dodawania nowej serii numeracji. Wypełniamy go analogicznie jak ten z kroku dodawania nowej serii numeracji.

Numer dokumentu – To pole pokazuje nam jaki numer zostanie przypisany do naszej dokumentacji. Jeśli w naszym schemacie serii używamy zmiennej kolejnego numeru, będziemy mieli możliwość wprowadzenia własnego numeru.

Waluta – Z listy dostępnych walut wybieramy walutę na którą ma być wystawiona faktura. Domyślna wartość to polska waluta PLN. Jeśli zdecydujemy się na wybór innej waluty niż polskiej, to obok pojawi się pole z kursem waluty oraz informacją skąd serwis wziął aktualny kurs.

VAT od – W tym polu decydujemy że podatek VAT ma być liczony od ceny brutto lub netto. Pole domyślnie przyjmuje wartość ustaloną na profilu kontrahenta.

Grupa cenowa – W tym miejscu ustalamy że podane przez nas ceny to ceny bazowe, detaliczne lub hurtowe.

Numer zamówienia – Tutaj możemy wpisać numer zamówienia wedle własnych zasad. Będzie to służyć jako dodatkowa informacja dla nas i kontrahenta.

Numer dostawy – Tutaj możemy wpisać numer dostawy wedle własnych zasad. Będzie to służyć jako dodatkowa informacja dla nas i kontrahenta.

Opis – W tym polu możemy dodać krótki opis faktury dla własnej wygodny późniejszej identyfikacji.W zakładce Dodatkowe znajdziemy takie opcje jak wybór języka faktury lub wybór naszego konta bankowego, jeśli posiadamy więcej niż jedno konto przypisane do naszej firmy. W tej zakładce możemy też włączyć opcję drukowania kodów GTU na dokumentach lub drukowanie szczegółowych informacji procedur podatkowych.W zakładce Rozliczenia znajdziemy ratalne wpłaty za wystawioną fakturę. W przypadku wystawiania faktury ta zakładka nas nie interesuje.W zakładce Dokumenty powiązane powiązane możemy dołączyć do faktury fakturę zaliczkową. Na dole każdej z zakładek wyświetla się lista towarów które obejmuje dana faktura. Lista zawiera nazwę towaru, jednostkę, ilość towaru, cenę, stawka VAT i wartość.

Większość pól z listy wypełni się automatycznie po wyborze towaru. W celu dodania istniejącego towaru należy kliknąć Wyszukaj produkt z katalogu, znajdującego się pod listą.

Mamy też możliwość dodania nowego towaru z poziomu strony wystawiania faktury. W tym celu należy kliknąć przycisk Dodaj jednorazowo produkt, znajdujący się pod listą. Ukaże nam się formularz dodawania towaru który wypełniamy analogicznie jak ten z strony dodawania towaru. Obok pola Wartość w pierwszym wierszu listy jest ikona zębatki. Jeśli na nią klikniemy będziemy mogli dodać opis do każdego produktu. Na liście znajduje się kolumna z nazwą J.M, to kolumna wyboru jednostek. Z rozwijanej listy wybieramy jednostkę odpowiednią do liczenia naszego produktu. Na liście mamy jednostki systemowe jak i jednostki utworzone przez użytkownika. Istotnym elementem jest kolumna VAT%. Z rozwijanej listy wybieramy odpowiednią dla naszego towaru stawkę VAT. Na liście do wyboru mamy domyślnie polskie stawki VAT. Jeśli jednak w ustawienia Dane księgowe z kategorii Firma w zakładce Ustawienia mamy aktywny VAT OSS, to na liście ukażą nam się stawki państw członkowski UE. To z jakiego państwa ukażą nam się stawki VAT zależne jest od przypisania kontrahenta do kraju członkowksiego UE.Po wprowadzeniu wszystkich danych klikamy przycisk Zapisz znajdujący się po prawej u dołu formularza. Na zakończenie pojawi się okno wprowadzania wpłat lub wypłat z dokumentów. Jeśli nie chcemy wprowadzać żadnych danych wpłat lub wypłat to klikamy anuluj. Kwestia wprowadzania wpłat i wypłat zostanie omówiona później.

Rejestr – Wybieramy skąd ubędzie lub gdzie przybędzie pieniędzy. Do wyboru mamy konto bankowe lub kasę.

Rodzaj operacji – To istotne aby mieć pewność że wykonujemy odpowiednią operację. Definiujemy czy dokonano wpłaty czy wypłaty.

Data płatności – Zawiera jak sama nazwa wskazuje datę dokonania operacji. Domyślnie przyjmuje dzisiejszą datę.

Seria numeracji – Z listy wybieramy schemat numeracji wedle którego ma być ponumerowana dana faktura. Na liście znajduje się również dodatkowa pozycja o nazwie Inny. Jeśli ją wybierzemy to naszym oczom ukaże się formularz dodawania nowej serii numeracji. Wypełniamy go analogicznie jak ten z kroku dodawania nowej serii numeracji.

Numer – To pole pokazuje nam jaki numer zostanie przypisany do naszej operacji. Jeśli w naszym schemacie serii używamy zmiennej kolejnego numeru, będziemy mieli możliwość wprowadzenia własnego numeru.

Kontrahent – Z rozwijanej listy wybieramy naszego kontrahenta który dokonał wpłaty lub wypłaty. Na liście jest też opcja dodania nowego kontrahenta. Po wyborze tej opcji pojawi nam się formularz dodawania kontrahenta. Formularz wypełniamy analogicznie do tego z kroku dodawanie nowego kontrahenta w zakładce Kartoteki.

Kwota płatności – Wpisujemy liczbowo ile zostało wpłacone lub wypłacone.

Waluta – Z listy dostępnych walut wybieramy walutę na którą ma być wystawiona faktura. Domyślna wartość to waluta w której jest wystawiony dany dokument.

Opis – Krótki opis płatności.Kiedy skończymy uzupełniać dane klikamy Zapisz.Po skończonej operacji płatność powinna pojawić się w zakładce Rozliczenia danej faktury.