Biała lista podatników – Jak sprawdzić kontrahenta?

Biała lista podatników VAT to wprowadzony i obowiązujący w całości od stycznia 2020 roku wykaz podatników zarejestrowanych, wykreślonych i przywróconych do rejestru. Dzięki temu, że lista jest na bieżąco aktualizowana (według założeń raz na dobę), przedsiębiorcy potrzebujący sprawdzić swojego kontrahenta mają dostęp do najświeższych danych o jego statusie podatnika i mogą potwierdzić jego wiarygodność przed wykonaniem jakiegokolwiek przelewu. Jak sprawdzić status kontrahenta na białej liście podatników VAT z pomocą programu Melpe?

Jak sprawdzić białą listę podatników w Melpe?

Na białej liście podatników VAT znajduje się wiele informacji przydatnych na różnych etapach realizowania transakcji z kontrahentem i z tego też względu dostęp do samej listy podatników może być potrzebny z poziomu różnych podstron w programie Melpe. Aby ułatwić naszym użytkownikom pracę z programem, zastosowaliśmy możliwość kontroli danych dostępnych w białej liście podatników VAT z kliku kluczowych miejsc programu, w tym m.in. z poziomu kartoteki kontrahenta, podczas wystawiania dokumentów i z poziomu listy dokumentów oraz rozrachunków.

1. Weryfikacja z poziomu kartoteki kontrahenta

Jeśli kontrahent jest już wprowadzony do kartoteki w programie i chcemy jedynie zweryfikować poprawność jego numeru konta z tym widniejącym na białej liście, Melpe umożliwia sprawdzenie danych z poziomu edycji danych kontrahenta. Jeśli numer jest poprawny, na ekranie ukaże się poniższy komunikat:

Z poziomu kartoteki kontrahenta możemy także sprawdzić pozostałe dane podatnika uwzględnione na białej liście, w tym jego status, dane firmy czy wpisane rachunki bankowe. Opcja ta jest dostępna w oknie widocznym poniżej i daje szybki sposób na weryfikację wszystkich niezbędnych danych kontrahenta. Jeśli któraś z pozycji nie jest zgodna z danymi podanymi do białej listy podatników VAT, przy pozycji pojawi się informacja „niezgodny” (najczęściej pojawiająca się w przypadku najważniejszego numeru rachunku bankowego).

2. Weryfikacja z poziomu edycji lub wystawiania dokumentów

Podczas tworzenia faktury lub innego dokumentu zakupu konieczne jest sprawdzenie statusu kontrahenta oraz rachunku bankowego, na który ma być wykonany przelew. Obydwie opcje są dostępne w Melpe z poziomu edycji dokumentów już wystawionych lub podczas ich wystawiania.

Sprawdzanie statusu kontrahenta oraz rachunku bankowego przypisanego do dokumentu.

Sprawdzenie rachunku bankowego przypisanego do faktury zakupu.

3. Weryfikacja z poziomu listy dokumentów oraz rozrachunków

Trzecią opcją weryfikacji kontrahenta z danymi z białej listy podatników VAT wprowadzoną w Melpe jest weryfikacja z poziomu listy dokumentów oraz rozrachunków. Otwierając dostęp do wszystkich wystawionych dokumentów, możemy zaznaczyć te, których weryfikacją jesteśmy zainteresowani, a następnie wykonać szybkie sprawdzenie danych lub konta bankowego kontrahenta.

Co znajduje się na białej liście podatników VAT?

Sprawdzanie kontrahenta, od którego otrzymujemy faktury VAT, jest obowiązkowe od stycznia 2020 roku dla wszystkich przedsiębiorców i szczególnie ważne dla transakcji, które przekraczają kwotę 15 tys. zł brutto. Na białej liście podatników VAT sprawdzimy przede wszystkim status naszego dostawcy – czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT, a także podany przez niego do kartoteki numer rachunku bankowego. Biała lista podatników VAT będąca połączeniem obowiązujących wcześniej trzech rejestrów podatników (zarejestrowanych, wykreślonych i przywróconych do rejestru) wskazuje podatników zarejestrowanych do celów VAT (czynnych i zwolnionych), podatników, którzy nie zostali zarejestrowani lub zostali wykreśleni przez naczelnika urzędu skarbowego, a także podatników, dla których rejestracja została przywrócona.

Dodatkowo, sprawdzając kontrahenta w białej liście podatników VAT, otrzymujemy dostęp do danych takich jak:

  • Nazwa firmy lub imię i nazwisko podatnika.
  • NIP, REGON, PESEL, numer w KRS.
  • Adres siedziby firmy, adres stałego miejsca prowadzenia działalności lub adres rejestracyjny.
  • Imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu, prokurentów i wspólników (np. spółki) oraz ich numery PESEL lub NIP.
  • Data i podstawa prawna wpisu do białej listy podatników VAT, tj. datę rejestracji, odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru lub przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT.
  • Numery rachunków bankowych (rachunków rozliczeniowych lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej).

Zgodnie z wprowadzonymi zmianami w prawie podatkowym i obowiązkiem weryfikacji kontrahentów z pomocą białej listy podatników VAT, od stycznia 2020 roku przekazanie dla kontrahenta kwoty wyższej niż 15 000 zł brutto na rachunek bankowy inny niż wskazany na białej liście będzie wiązało się z konsekwencjami. Przedsiębiorca nie tylko będzie musiał liczyć się z brakiem możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu zapłaconej kwoty, ale też ponieść odpowiedzialnością solidarną wraz ze swoim kontrahentem za zaległości podatkowe, na wypadek gdyby kontrahent nie uregulował zobowiązania podatkowego wynikającego z transakcji. Przedsiębiorcy powinni mieć ponadto dowód na to, że przed przekazaniem kwoty do swojego kontrahenta przeprowadzili jego weryfikację – polecamy drukowanie uzyskanego w Melpe wyniku weryfikacji, tak by mieć pewny dowód sprawdzenia kontrahenta przed transakcją.

Dlaczego warto korzystać z ułatwień wprowadzonych w Melpe?

Chcąc dopilnować wszystkich formalności związanych z weryfikacją kontrahentów na białej liście podatników VAT, wielu przedsiębiorców musiałoby sprawdzać manualnie często dziesiątki danych i kont bankowych dziennie. Prowadzenie takiej weryfikacji ręcznie, z poziomu strony internetowej Ministerstwa Finansów lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej byłoby uciążliwe, szczególnie w trakcie wprowadzania danych do faktury i pracy na programie do wystawiania faktur.

Udostępnienie wielu opcji weryfikacji danych z listą bezpośrednio z programu Melpe ułatwia i usprawnia pracę przy fakturowaniu, jednocześnie dając Ci pewność, że wszyscy kontrahenci i wszystkie wystawiane dokumenty sprzedaży zostały odpowiednio sprawdzone przed ich akceptacją i zakończeniem transakcji.