Czy istnieje możliwość wystawienia faktury zadatkowej zamiast zaliczkowej?

Jeśli realizowana umowa na sprzedaż lub wykonanie usługi wymaga wcześniejszego zabezpieczenia, na poczet jej wykonania wpłaca się zaliczkę bądź zadatek. Formy te nie mają znaczenia na gruncie podatku VAT, ale różnią się między sobą w prawie cywilnym i wiążą się z innymi konsekwencjami w momencie, gdy zawarta umowa nie dojdzie do skutku. Z perspektywy wystawiania faktur, niezrozumienie różnicy pomiędzy zaliczką a zadatkiem może powodować pewne niezrozumienie. Czy istnieje możliwość wystawienia faktury zadatkowej zamiast zaliczkowej i jakie są między nimi różnice?

Zadatek i zaliczka – różnice według prawa cywilnego

Zgodnie z prawem cywilnym, zaliczka i zadatek są wpłacane na poczet wykonywanej w przyszłości umowy, w ramach zabezpieczenia jej wykonania lub rezerwacji terminu jej wykonania. Ze względu na wiele podobieństw, zaliczka i zadatek są często ze sobą mylone, choć warto znać różnice między nimi, by właściwie rozwiązać sprawę w razie zerwania umowy przez jedną ze stron. Według prawa cywilnego zadatek ma za zadanie zabezpieczyć realizację umowy i forma ta jest uregulowana prawnie w Kodeksie Cywilnym. Zaliczka nie daje gwarancji doprowadzenia do finalizacji transakcji i powinna być zawsze zwrócona klientowi, jeśli umowa nie dojdzie do skutku. W przypadku zadatku sytuacja wygląda nieco inaczej.

Zadatek – zabezpieczenie realizacji umowy

Zadatek ma zabezpieczyć realizację umowy dla obu stron, pozostawiając go po stronie poszkodowanej jeśli dojdzie do zerwania umowy. Z tego też względu zawierając umowę warto wyraźnie określić, czy wpłacana na wstępie kwota jest zadatkiem, czy zaliczką. Jeśli wybieramy zadatek, w przypadku zerwania umowy przez klienta zadatek przepada na rzecz usługodawcy, a jeśli to on zerwie umowę, zadatek zostaje zwrócony klientowi i ten może zażądać zwrotu jego dwukrotnej wysokości. W przypadku rozwiązania umowy z powodów niezależnych od żadnej ze stron lub za porozumieniem, zadatek należy zwrócić w takiej wysokości, w jakiej został wpłacony.

  • Zaliczka jest umowną wpłatą części kwoty należnej za wykonanie usługi i nie daje gwarancji doprowadzenia do jej wykonania. Najczęściej stosowana jest jako rezerwacja terminu usługi lub danego towaru i w przypadku zerwania umowy powinna zawsze zostać zwrócona klientowi.
  • Zadatek jest prawną formą zabezpieczenia realizacji usługi i chroni obie strony transakcji poprzez zobowiązanie strony zrywającej umowę do zwrotu zadatku (lub pozostawienia go u usługodawcy, jeśli umowę zrywa klient).

Obecnie, ze względu na zabezpieczenie, jakie daje zadatek, większość umów wymagających wcześniejszej wpłaty części kwoty wymaga wpłaty zadatku. Wpłaconą kwotę uznaje się za zaliczkę tylko w sytuacji, gdy wynika to jednoznacznie z zawieranej umowy i obydwie strony przystają na takie rozwiązanie.

Faktura zaliczkowa a faktura zadatkowa – którą wystawić?

Przedsiębiorca wystawiający fakturę zaliczkową, ale chcący wpłaty zadatku może zastanawiać się, czy możliwe jest wystawienie w jej zastępstwie faktury zadatkowej. Formalnie taki rodzaj faktur nie jest wystawiany, a najłatwiejszym rozwiązaniem sytuacji jest dopisanie w uwagach, że faktura dotyczy zadatku, zgodnie z ustaleniami umowy zawartej pomiędzy stronami.

W Melpe możliwość dopisywania informacji w uwagach jest dostępna na poziomie wystawiania faktury i ułatwia rozwiązanie problemu z określeniem, że faktura dotyczy wpłaconego zadatku i nieścisłości pomiędzy pojęciami zaliczki a zadatku.

Dlaczego w świetle prawa podatkowego zaliczka i zadatek nie różnią się od siebie? Obydwie formy nie stanowią przychodu aż do momentu wydania towaru lub wykonania usługi. W zakresie podatku VAT, podatnik, otrzymując część należnej kwoty za wykonanie umowy (zadatek lub zaliczkę) musi rozliczyć właściwą dla niego kwotę podatku VAT, a więc i udokumentować wpłatę zaliczki lub zadatku. Nie ma możliwości, by na fakturze końcowej uwzględnić zaliczkę lub zadatek oraz kwotę pełną – podatnik powinien wystawić fakturę zaliczkową (zadatkową) i fakturę końcową, nawet jeśli usługa zostanie zrealizowana szybko i obydwie faktury zostaną doręczone jednocześnie.

Wystawiając fakturę zaliczkową, bez względu na to czy wpłacana była zaliczka, czy zadatek należy pamiętać, że w fakturze końcowej należy uwzględnić numer faktury zaliczkowej. Jeśli konieczny będzie zwrot wpłaconego zadatku, konieczne będzie wystawienie faktury korygującej do wcześniej wystawionej faktury zaliczkowej, nawet jeśli zadatek zostanie zatrzymany na poczet odszkodowania za zerwanie umowy.