Faktura korygująca – dane formalne nabywcy

Prowadzenie firmy to szereg obowiązków. Mnogość zadań może spowodować, że przydarzy się popełnić drobne błędy. Najczęściej grono kontrahentów jest spore, a więc i dane ich dotyczące są sporym zbiorem. Nie można się więc dziwić, że zdarzają się omyłkowe zapisy nazwisk, nazw własnych itp., nawet na ważnych dokumentach transakcyjnych. Na szczęście przedsiębiorcy posiadają specjalne narzędzie, niwelujące błędne dane nabywcy na fakturze. Prawidłowe wystawienie faktury korygującej będzie wystarczające, ale jak to zrobić?

Czym jest faktura korygująca?

Sposób skorygowania błędów, powstałych podczas wypisywania faktury, reguluje ustawa VAT. Według niej, prawidłowa korekta musi nastąpić niezwłocznie, po otrzymaniu lub dostrzeżeniu pomyłki na dokumencie. Istnieje możliwość wystawienia dwóch rodzajów faktury korygującej:

  • faktura korygująca pozycje rachunkowe,
  • faktura korygująca błędy formalne.

Pierwsza z nich dotyczy wyłącznie pozycji wartościujących dokument np. stawka VAT, cena, rabat itp. Jest także księgowana w stosownym systemie ewidencyjnym. Drugi rodzaj faktury pozwala na skorygowanie drobnych pomyłek. Są to wszelkie błędy formalne, nie wpływające na wysokość podatku do zapłaty, takie jak:

  • źle wprowadzony numer faktury,
  • omyłkowo umieszczone dopiski,
  • niepoprawny numer NIP sprzedawcy lub nabywcy towarów i usług,
  • błędne dane sprzedawcy lub nabywcy (w tym literówki w imieniu, nazwisku lub adresie),
  • nieprawidłowa data wystawienia dokumentu,
  • niepoprawny adres.

Należy również podkreślić, że istnieje grupa błędów, gdzie nie ma potrzeby wystawienia faktury korygującej. Obowiązuje tutaj zasada czytelności. Jeżeli nadal możemy zidentyfikować kontrahenta np. po numerze NIP lub adresie, poprawa jest zbędna. Co jednak w przypadku, kiedy jesteśmy zmuszeni do wystawienia faktury korygującej dane formalne?

Jak sporządzić fakturę korygującą dane nabywcy?

Prowadząc dokumentację sprzedaży za pomocą faktur mogą wystąpić drobne pomyłki. Często przydarzają się one podczas wypełniania danych formalnych, dotyczących nabywcy. Należy pamiętać, że prowadzona ewidencja musi być rzetelnie sporządzona. Oczywiście omyłki się zdarzają, ale wychwycenie ich jest niezwykle ważne. Faktury powinny posiadać wszelkie informacje zgodne z rzeczywistością co do pozycji rachunkowych jak i danych formalnych.

Spotykając się z błędnymi zapisami danych formalnych nabywcy należy odpowiednio sporządzić dokument według jednolitego wzoru. Najważniejsze elementy, które musze się znaleźć to:

  • numer faktury korygującej (zgodnie z przyjętą numeracją),
  • numer faktury korygowanej wraz z datą wystawienia (dokument, do którego zostanie dołączona faktura korygująca),
  • bieżąca data,
  • dane sprzedawcy,
  • dane nabywcy (kontrahenta).

Następnie przechodzimy do kolejnego pola, gdzie umieszczane są informacje „przed korektą”. Muszą się znaleźć wszystkie błędy, które wystąpiły na fakturze pierwotnej. W polu „po korekcie” wpisujemy prawidłowe dane. Na samym końcu podajemy przyczynę wystawienia faktury korygującej i podpisujemy się. Przygotowany dokument musi zostać wysłany do kontrahenta, a także dołączyć do pierwotnej faktury.

Faktura korygująca a nota korygująca

Ustawa VAT reguluje wszelkie przypadki, które mogą przydarzyć się w firmie, podczas wystąpienia błędów na fakturze. Tym samym, jeżeli zastanawiasz się co wystawić notę czy korektę, należy sięgnąć do zapisów prawnych. Znajdziemy tam informację, że faktura korygująca wystawiana jest w celu podania prawidłowych danych. Natomiast nota korygująca zarezerwowana jest dla przypadków, kiedy to pomyłki związane są z informacjami o nabywcy. Wtedy to on sam może wystawić odpowiedni dokument. Należy podkreślić, że nie dotyczy to przypadków, kiedy wszystkie dane zostały błędnie wpisane. Wtedy to możliwe jest wystawienie wyłącznie faktury korygującej.

Faktura korygująca dane formalne a JPK

Faktura, gdzie wystąpiły błędy wyłącznie w nazwie nabywcy, nadal może stanowić podstawę do odliczenia VAT. Jeżeli NIP oraz adres nabywcy są prawidłowe, przedsiębiorca jest zobowiązany do wykazania dokumentu w swojej ewidencji oraz informacji JPK_VAT.

Również przypadek, kiedy to w fakturze znalazł się błąd co do nazwy nabywcy, nie zwalnia sprzedawcy, od informacji JPK_VAT. Należy przy tym pamiętać o sporządzeniu faktury korygującej lub też odebrania noty korygującej od nabywcy. W sytuacji, kiedy to dokument z korektą trafił po przesłaniu do JPK_VAT, należy złożyć i w tym miejscu poprawnie, sporządzony plik z naniesionymi poprawkami.