Samodzielne prowadzenie księgowości

Na samodzielne prowadzenie księgowości decyduje się wielu przedsiębiorców rozpoczynających dopiero swoją działalność gospodarczą, ale i tych, którzy, choć mają pod swoimi skrzydłami kilku pracowników, nie widzą potrzeby oddawania pracy z dokumentacją w ręce księgowej czy biura rachunkowego.

W obydwu przypadkach samodzielne prowadzenie księgowości jest oczywiście jak najbardziej legalne i możliwe, a przy odpowiednim przygotowaniu pozwala zaoszczędzić nawet kilka tysięcy złotych rocznie wydawanych typowo na outsourcing lub zatrudnienie pracownika księgowości.

Jak jednak zorganizować samodzielną pracę z dokumentami księgowymi, jak wygląda samodzielna księgowość i jak możliwości programu Melpe wykorzystać na swoją korzyść?

O czym warto pamiętać decydując się na samodzielne prowadzenie księgowości?

Plan samodzielnego prowadzenia księgowości w ramach własnej działalności gospodarczej warto rozważyć jeszcze przed złożeniem wniosku do CEIDG. Jednym z pytań w formularzu konieczne jest wskazanie podmiotu, który będzie zajmował się prowadzeniem księgowości firmy. Jeśli podmiotem tym jest sam przedsiębiorca, pole formularza może pozostać puste lub można podać w nim dane swojej firmy. Należy pamiętać jednak, że w przyszłości, w przypadku jakiejkolwiek zmiany w zakresie decyzji o podmiocie prowadzącym księgowość dla firmy konieczne jest zaktualizowanie wpisu do CEIDG.

Z perspektywy korzyści biznesowych, samodzielne prowadzenie księgowości jest rozwiązaniem tańszym, a często niezbyt wymagającym – dla firm, których dochody roczne nie przekraczają kwoty 1,2 mln euro możliwe jest stosowanie uproszczonych procedur księgowych, więc samo korzystanie z dobrego programu do fakturowania i księgowości online powinno dostarczyć większość niezbędnych narzędzi do prowadzenia dokumentacji księgowej.

Przedsiębiorca decydujący się na prowadzenie własnej działalności gospodarczej powinien upewnić się, czy jego działalność podlega zwolnieniu z konieczności rejestracji do podatku VAT, czy też konieczne jest zarejestrowanie się jako czynny podatnik VAT.

Kwestia ta będzie istotna, ponieważ prowadząc samodzielnie księgowość firmową należy wiedzieć, czy konieczne jest także prowadzenie w jej ramach rejestrów VAT. W ramach samodzielnego prowadzenia księgowości należy pamiętać też, że to przedsiębiorca będzie odpowiedzialny za dopilnowanie terminów związanych z odprowadzaniem zaliczek na podatek dochodowy, składaniem deklaracji VAT i odprowadzaniem odpowiednich kwot podatku i opłacaniem składek ZUS.

Jak wygląda samodzielne prowadzenie księgowości w praktyce?

Podstawą większości rozliczeń dla przedsiębiorców, którzy zdecydowali się na samodzielne prowadzenie księgowości jest Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR), z której konstrukcją i zawartością warto zapoznać się jeszcze przed podjęciem decyzji o samodzielnym księgowaniu. W KPiR ujmowane są koszty związane z prowadzeniem działalności, zakupy realizowane w ramach działalności handlowej, zakupy materiałów budowlanych, eksploatacyjnych i użytkowych oraz przychody uzyskane z prowadzonej działalności i przychody pozostałe.

Prowadząc Księgę Przychodów i Rozchodów należy pamiętać, że wraz z końcem miesiąca każdy przedsiębiorca prowadzący samodzielnie księgowość powinien przygotować wydruk KPiR, zgodnie z wzorem opublikowanym w załączniku nr 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Samodzielne prowadzenie księgowości sprowadza się do:

  • wystawiania i gromadzenia faktur i dokumentów sprzedaży,
  • prowadzenia rejestrów VAT,
  • ewidencji wyposażenia, środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych,
  • rozliczania się ze składek z odpowiednimi jednostkami w ramach obowiązujących terminów,
  • właściwego przechowywania dokumentów księgowych przez minimum 5 lat.

Biorąc pod uwagę zmienność przepisów trzeba też pozostawać na bieżąco z podstawową wiedzą w zakresie księgowości i pogłębiać swoją wiedzę, szczególnie gdy chcemy, by samodzielne prowadzenie dokumentacji nie zajmowało czasu pracy, który możemy poświęcić na prowadzenie i rozwój firmy.

Wygodna obsługa dokumentów księgowych z programem Melpe

Możliwości programów do obsługi księgowości i fakturowania online zostały w ostatnich latach znacząco poszerzone i dziś rozwiązania takie służą nie tylko jako wsparcie dla księgowych, ale przede wszystkim jako proste narzędzie dla przedsiębiorców decydujących się na samodzielne prowadzenie księgowości. W zasięgu ręki bezpośrednio z łatwego w obsłudze i intuicyjnego panelu użytkownika, jako klient Melpe otrzymujesz dostęp do gotowych wzorów faktur i innych dokumentów sprzedażowych, możliwość wystawiania faktur z poziomu przeglądarki z dowolnego miejsca na ziemi, 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.

Widok okna pozwalającego na wdrożenie płatności w Rozrachunkach firmowych.

Melpe pozwala na pobieranie i aktualizowanie danych kontrahentów z bazy GUS, ich weryfikację na białej liście podatników, wprowadzanie terminów, sposobów płatności i obcych walut do dokumentów lub definiowanie ich bezpośrednio w kartotekach kontrahentów, a także generowanie plików w strukturze JPK.

W Melpe wprowadziliśmy dodatkowo szereg ułatwień dla przedsiębiorców, którzy poza fakturowaniem zajmują się samodzielnym prowadzeniem księgowości i wymagają dostępu do rozszerzonych funkcji rozrachunków (w tym rozliczania kontrahentów, kontroli statusów płatności czy windykacji należności), narzędzi kosztowych oraz prostego systemu CRM ułatwiające organizację i planowanie sprzedaży.

Obsługa programu Melpe jest prosta, nawet dla początkujących przedsiębiorców prowadzących małą, jednoosobową działalność gospodarczą i atrakcyjna finansowo, bo w abonamencie 88,56 zł rocznie otrzymujesz dostęp do wszystkich funkcji programu. Do dyspozycji naszych Klientów pozostawiamy także wsparcie doradców Melpe dostępnych na chacie online z poziomu strony melpe.pl, drogą telefoniczną bądź e-mail.

Czy samodzielne prowadzenie księgowości się opłaca?

Zrezygnowanie z pomocy biura rachunkowego i podjęcie decyzji o samodzielnym prowadzeniu księgowości warto dobrze przemyśleć, bo dla wielu przedsiębiorców stawiających pierwsze kroki w prowadzeniu własnego biznesu jest to zdecydowanie spore wyzwanie. Jednocześnie jednak opcja ta niesie za sobą wiele korzyści – oprócz oczywistych zysków w postaci mniejszych kosztów prowadzenia księgowości, przedsiębiorca pozostawia całą kontrolę nad wszystkimi wydarzeniami w swojej firmie i doskonale orientuje się w dynamice jej działania.

Jeśli potrzebujesz wsparcia na starcie i dobrego programu do samodzielnej księgowości z dostępem do dokumentów z każdego miejsca na ziemi, w Melpe znajdziemy rozwiązanie dopasowane do Twoich oczekiwań.