Faktura barterowa – jak wystawić i zaksięgować?

Barter to forma, dzięki której firma może rozliczyć się z kontrahentem bez udziału pieniędzy, wymieniając się produktami lub usługami o takiej samej wartości. Transakcje barterowe odbywają się bezgotówkowo, ale co do zasady tworzą obowiązek podatkowy i w związku z tym powinny zostać właściwie rozliczone poprzez wystawienie faktury barterowej. Współcześnie do barteru powraca się dość często, szczególnie w relacjach marek z mediami czy influencerami. Jak jednak wystawić i zaksięgować fakturę barterową z programem Melpe?

Faktura barterowa: na czym polega barter i jak go rozliczać?

Rozliczenie z pomocą barteru pomaga m.in. w promowaniu produktów poprzez przesyłanie ich do recenzentów w zamian za stworzenie artykułu sponsorowanego czy promocję w mediach społecznościowych, ale dla firm może być także sposobem na pozbycie się zalegającego towaru i wymianę go na inny z firmą, która zgodzi się na jego przyjęcie.

Barter nie musi oznaczać wymiany towaru za towar lub usługi za usługę – jest formą mieszaną, pod warunkiem, że wzajemne świadczenia mają taką samą wartość.

Na potrzeby podatkowe oraz dla celów dowodowych warto, by zawierana umowa barterowa została spisana, zawierając:

  • datę i miejsce zawarcia umowy,
  • strony transakcji,
  • ilość i wartość towarów lub usług podlegających wymianie,
  • terminy i warunki dostawy lub wykonania usługi,
  • zasady postępowania w przypadku niewywiązania się z umowy.

Dokument taki zabezpiecza strony skuteczniej, niż sama faktura. Umowa barterowa powstaje przed realizacją wymiany towarów, natomiast faktura barterowa wystawiana jest już po powstaniu obowiązku podatkowego.

Zasady tworzenia i terminy płatności faktury barterowej

Podstawą do stworzenia faktury do umowy barterowej jest założenie, że wymieniane towary lub usługi są takiej samej wartości, przy czym wartość ta musi mieć odzwierciedlenie w cenach rynkowych (nie dopuszcza się sytuacji, w której strony umownie przyjmują taką samą wartość wymienianych towarów, zawyżając lub zaniżając w ten sposób ich realną wartość rynkową). Dopuszczalne są przypadki, w których wartość świadczenia jednej ze stron umowy jest wyższa – w sytuacji takiej strona otrzyma nie tylko towar lub usługę będące podstawą barteru, ale także pieniężną dopłatę różnicy między wartością wykonanych czynności. Powyższy wyjątek wymaga, by podatnik otrzymujący świadczenie wzajemne oraz dopłatę powiększył wartość podstawy opodatkowania podatkiem od towarów i usług o kwotę otrzymanej dopłaty.

Na potrzeby podatku VAT, obie strony powinny wystawić faktury barterowe określające właściwy dla danych towarów lub usług podatek, rozliczany od produktów będących przedmiotem umowy zgodnie z ogólnymi przepisami ustawy o VAT. Fakturę barterową ujmuje się zarówno w rejestrze VAT zakupów, jak i VAT sprzedaży. Same faktury barterowe podlegają ogólnym przepisom regulującym zasady wystawiania faktur – jeśli umowa barterowa zawierana jest między czynnymi podatnikami VAT, obie strony transakcji będą zobowiązane do wystawienia faktur dokumentujących wykonane czynności.

Terminy obowiązujące dla wystawienia faktur barterowych są ustalane na podstawie daty powstania obowiązku podatkowego, a więc faktura barterowa powinna zostać wystawiona:

  • nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę (art. 106i ust. 1 ustawy o VAT),
  • nie wcześniej niż 30 dnia przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi (art. 106i ust. 7 pkt 1 ustawy o VAT).

Faktura barterowa – wzór. Jak wpisać sposób płatności na fakturze w Melpe?

Dzięki wprowadzeniu funkcjonalności umożliwiającej użytkownikowi umieszczenie na fakturze infywidualnej formy płatności Melpe obsługuje obecnie możliwość wystawiania faktur barterowych bazujących na gotowym wzorze klasycznej faktury VAT. W trakcie generowania dokumentu, w polu „sposób płatności” należy wybrać opcję „inne”, a następnie w polu „opis płatności” umieścić informację o rozliczeniu w formie barteru. Co ważne, umieszczony opis pojawi się na dokumencie także w zastępstwie daty płatności.

Uwaga: stworzenie faktury barterowej poprzez wykorzystanie sposobu płatności „inne” skutkuje brakiem daty w polu „termin płatności” – ten ustalany jest indywidualnie z drugą stroną umowy barterowej, a użytkownik tworzący fakturę barterową ma możliwość umieszczenia ustalonego terminu na liście rozrachunków bez wprowadzania zmian na fakturze i jej wydruku (a więc i bez generowania konieczności tworzenia korekty do faktury).