Panel zarządzania kontrahentami znajdziemy w podzakładce Kontrahenci zakładki Kartoteki.Pojawi się lista dodanych kontrahentów oraz opcje z nimi związane. W celu dodania kontrahenta należy kliknąć na fioletowy przycisk Dodaj kontrahenta.Naszym oczom ukaże się formularz podzielony na 6 zakładek. Omówimy sobie teraz po kolei każdy element widocznego formularzu. Dane podstawowe to pierwsza zakładka jaką widzimy. W niej zawrzemy informacje podstawowe o naszym kontrahencie jak nazwy kontrahenta, adres kontrahenta i formy płatności.
Typ – Z rozwijanej listy wybieramy, czy kontrahent jest firmÄ… lub osobÄ… fizycznÄ…. W przypadku wybrania opcji Firma mamy obowiÄ…zkowo do wypeÅ‚nienia kod kontrahenta, nazwÄ™ kontrahenta i NIP. Wybór opcji Osoba fizyczna wymaga od nas uzupeÅ‚nienia pól kod kontrahenta oraz imiÄ™ i nazwisko. Ustawienie typu kontrahenta zamienia pole NIP na identyfikator.
Kod kontrahenta – Nazwa sÅ‚użący do Å‚atwiejszej identyfikacji kontrahenta w systemie.
Nazwa kontrahenta/ImiÄ™ i nazwisko – PeÅ‚na nazwa kontrahenta sÅ‚użąca do umiejscowienia na fakturach i innych dokumentach.
Identyfikator – Pole to ukaże nam siÄ™ po wyborze osoby fizycznej w typie kontrahenta. Identyfikator skÅ‚ada siÄ™ z 2 pół. Nazwa identyfikatora (pole po lewej) i identyfikator (pole po prawej). DomyÅ›lnie nazwa identyfikatora jest ustawiona na PESEL ale można jÄ… dobrowolnie zmieniać. JeÅ›li nie chcemy podawać żadnego identyfikatora to wystarczy zostawić pole identyfikatora (po prawej) puste.
NIP – W tym polu wpisujemy numer NIP naszego kontrahenta. Pole NIP jest wymagane w przypadku ustawienia typu kontrahenta na opcjÄ™ Firma.
Aktywny VAT-UE – Pod polem NIP możemy aktywować dla kontrahenta VAT-UE.
Adres główny – W caÅ‚ej tej części zakÅ‚adki ‘Dane podstawowe’ w formularzu wpisujemy adres z którym ma być skojarzony nasz kontrahent. JeÅ›li kontrahentem jest firma może to być adres siedziby firmy. JeÅ›li kontrahentem jest osoba fizyczna może to być adres zamieszkania/zameldowania osoby. W sytuacji kiedy adres korespondencyjny jest inny niż ten co podaliÅ›my należy zaznaczyć opcjÄ™ ‘Inny adres korespondencyjny’. Po zaznaczeniu tej opcji ukaże nam siÄ™ drugi analogiczny formularz do wprowadzania adresu. W nim wpisujemy drugi adres który bÄ™dzie adresem korespondencyjnym.
Formy pÅ‚atnoÅ›ci – Z rozwijanej listy wybieramy interesujÄ…cÄ… nas pozycjÄ™. Do wyboru mamy przelew, gotówka, karta pÅ‚atnicza i inne. Dokonany wybór wpÅ‚ywa na ustawienie domyÅ›lnych wartoÅ›ci podczas na przykÅ‚ad wystawiania faktury.
Liczba dni pÅ‚atnoÅ›ci – Wpisujemy tutaj ile dni kontrahent ma na zapÅ‚acenia faktury. Ustawienie tej opcji okreÅ›la domyÅ›lny termin koÅ„cowy pÅ‚atnoÅ›ci za fakturÄ™. Pozostawienie tego pola pustego jest równoznaczne z wartoÅ›ciÄ… 0 dni. W takiej sytuacji domyÅ›lnie termin koÅ„cowy pÅ‚atnoÅ›ci faktury jest ustawiany na dzieÅ„ wystawienia faktury.
Grupa cenowa – W tym miejscu ustalamy domyÅ›lna wartość grupy cenowej okreÅ›lajÄ…cej że podane przez nas ceny, na przykÅ‚ad na fakturze, sÄ… cenami bazowymi, detalicznymi lub hurtowymi.
Grupa kontrahentów – Tutaj z listy grup wybieramy do której grupy/podgrupy ma należeć nasz nowy kontrahent. Odpowiednie uporzÄ…dkowanie kontrahentów uÅ‚atwi ich późniejsze znalezienie. Może siÄ™ zdarzyć że bÄ™dziemy mieli potrzebÄ™ stworzenia zupeÅ‚nie nowej grupy. Możemy to zrobić z poziomu formularza dodawania kontrahenta klikajÄ…c na plus znajdujÄ…cy siÄ™ obok pola wyboru grupy.
Waluta – OkreÅ›lić tu możemy domyÅ›lnÄ… walutÄ™ wykorzystywanÄ… we wszelkich rozliczenia z tym kontrahentem.Dane Dodatkowe w tej zakÅ‚adce znajdziemy opcje ustawienia domyÅ›lnego jÄ™zyka na fakturze lub dodania numeru REGON i inne przydatne pola.
JÄ™zyk faktury – OkreÅ›la domyÅ›lny jÄ™zyk faktury wystawionej na tego kontrahenta.
REGON – Możemy tutaj wpisać dodatkowo numer REGON jeÅ›li mamy takÄ… potrzebÄ™.
Organ rejestrowy i numer – Możemy tutaj dodać do naszego kontrahenta informacje o organie rejestrowym.
Nabywca/PÅ‚atnik – W tym polu możemy dodać innego kontrahenta lub utworzyć nowego który bÄ™dzie wspomnianym nabywcÄ… rozliczeÅ„ i pÅ‚atnikiem.Adresy Dostawy – Strona zawierajÄ…ca listÄ™ adresów dostaw do kontrahenta. DodajÄ…c kolejny adres do listy wypeÅ‚niamy wszystkie pola i klikamy na Dodaj adres. Skupmy siÄ™ na pierwszej kolumnie o nazwie DomyÅ›lny. W tej kolumnie możemy zaznaczyć jeden adres z listy który ma być domyÅ›lnym adresem dostawy.Kontakty – Lista numerów telefonów i adresów e-mail do kontrahenta. Tutaj możemy dodać kolejne możliwoÅ›ci kontaktu z kontrahentem. Dodawanie nowego telefonu lub adres e-mail odbywa siÄ™ identycznie jak dodawanie kolejnego adresu dostawy. WypeÅ‚niamy pola wedle naszych potrzeb i klikamy odpowiednia Dodaj e-mail lub Dodaj numer telefonu. Adresy e-mail tak samo jak adresy dostaw majÄ… możliwość ustawienia jednego adresu jako domyÅ›lnego.Osoby Kontrahenta – ZakÅ‚adka ta zawiera listÄ™ osób zwiÄ…zanych z kontrahentem. Możemy tu na przykÅ‚ad zapisać dane i kontakt do poszczególnych osób zajmujÄ…cych konkretne stanowiska w firmie. Możemy okreÅ›lić zwrot grzecznoÅ›ciowy, imiÄ™, nazwisko, telefon, e-mail i opis. Dodawanie kolejnej osoby do listy odbywa siÄ™ analogicznie jak dodawanie adresu dostawy. WypeÅ‚niamy pola wedle naszych potrzeb i klikamy Dodaj osobÄ™.Rachunki Bankowe – Ta zakÅ‚adka zawiera informacje o rachunkach bankowych kontrahenta. Dodanie kolejnego rachunku bankowego odbywa siÄ™ po klikniÄ™ciu Dodaj rachunek bankowy. Pojawi siÄ™ wiersz z pustymi polami. Pola wypeÅ‚niamy wedle naszych potrzeb. Tak samo jak przy adresach dostawy mamy możliwość ustawienia jednego rachunku bankowego jako domyÅ›lnego.Po uzupeÅ‚nieniu wszystkich potrzebnych informacji klikamy Zapisz.