W każdej firmie w systemie Melpe można utworzyć dostępy dla kilku użytkowników, którzy mogą logować się do programu jednocześnie. Dostępy do firmy może tworzyć użytkownik, który posiada uprawnienia Administratora. Dodawanie nowych użytkowników do firmy (w której jesteśmy obecnie zalogowani) odbywa się poprzez kliknięcie w górnym menu na nazwę firmy i wyborze z listy opcję ZAPROŚ UŻYTKOWNIKA.
W pierwszym kroku należy wpisać poprawny adres e-mail, który będzie jednocześnie loginem nowego użytkownika. Na ten adres zostanie wysłane zaproszenie z dostępem do firmy.
Następnie określamy rolę, jaką użytkownik będzie pełnił w firmie oraz do jakich serii numeracji dokumentów będzie miał dostęp. Serie numeracji w programie mogą posłużyć do odwzorowania wydziałów bądź oddziałów firmy a tym samym ograniczyć widoczność dokumentów w obrębie komórki organizacyjnej do której użytkownik należy.
Wskazanie domyślnej serii numeracji, spowoduje podpowiedź tej numeracji na nowo wystawianych dokumentach.
Konfiguracja konta nowego użytkownika wymaga również nadania uprawnień do poszczególnych funkcjonalności. Od tych ustawień zależy czy użytkownik będzie miał prawo wglądu np. do dokumentów zakupu bądź rozrachunków.
W obrębie uprawnień do listy dokumentów, użytkownikowi można ograniczyć widok tylko do dokumentów, które zostały przez niego utworzone.
Zatwierdzenie zaproszenia nowego użytkownika poprzez kliknięcie na przycisk DODAJ/WYŚLIJ ZAPROSZENIE spowoduje że na wskazany adres e-mail zostanie wysłana wiadomość z zaproszeniem.
Dodanie nowego użytkownika do firmy możliwe jest również z poziomu górnego menu USTAWIENIA i wyborze opcji ZAPROŚ UŻYTKOWNIKA umieszczonej w kategorii UŻYTKOWNICY.
Historia wysłanych zaproszeń
Z tego miejsca można również przeglądać historię zaproszeń do firmy, na której widać czy zaproszenie zostało zaakceptowane i w razie konieczności można je wysłać ponownie. 
Wysłane omyłkowo zaproszenie można wycofać zanim zostanie zaakceptowane przez adresata wiadomości. Zaproszenie takie ma status AKTYWNE.