Dokumenty w systemie numerowane sÄ… automatycznie na podstawie schematu przypisanego do serii numeracji. Użytkownik może utworzyć dowolnÄ… ilość wÅ‚asnych serii numeracji dokumentów. Serie numeracji mogÄ… sÅ‚użyć do wydzielenia dokumentów np. dla różnych działów firmy – Administrator może nadawać lub ograniczać uprawnienia użytkownikom do konkretnych serii.
Definiowanie własnego wzorca numeracji lub edycja predefiniowanego wzorca serii ‘A’ odbywa się w menu USTAWIENIA | DOKUMENTY – Serie numeracji. Najczęściej wybieraną opcją jest miesięczna numeracja dokumentów. Do wyboru jest również opcja numeracji w obrębie roku lub dnia.
W pierwszej kolejności należy nadać krótką nazwę serii. W polu Seria wpisujemy krótki wyróżnik np. S. Znaki wprowadzone do tego pola mogą zostać użyte w numerze dokumentu np. FV 1/03/22/S . Następny krok to zdefiniowanie schematu numeracji, na podstawie którego program będzie automatycznie nadawał numer dokumentów dla tej serii. Wprowadzanie schematu polega na wyborze zmiennej, która po kliknięciu pojawi się w polu schemat numeracji.
Dostępne zmienne systemowe:
[typ] – typ dokumentu np. FV dla faktur sprzedaży, PA dla paragonów,…
[numer] – numer kolejny dokumentu
[dzień] – dzień miesiąca (w przypadku numeracji dziennej)
[miesiąc] – miesiąc w którym wystawiany jest dokument
[rok] – rok (format dwucyfrowy np. 22 ), dla uzyskania roku w formacie czterocyfrowym np. 2022 należy wprowadzić 20[rok]
[seria] – dodatkowe oznaczenie np. A Po dodaniu nowej serii numeracji należy nadać uprawnienia do tej serii pozostałym użytkownikom USTAWIENIA | UŻYTKOWNICY – Lista użytkowników.