Zasady wystawiania faktur

Faktura VAT jest podstawowym dokumentem, którego celem jest potwierdzenie dokonania transakcji, która jest opodatkowana podatkiem od usług i towarów. Dzięki posiadaniu tego dokumentu możliwe jest odliczenie podatku, który został w niej naliczony. Prawidłowe wystawienie go jest niezwykle ważne, a obowiązek ten ciąży na podatnikach VAT. Tym samym należy poznać zasady, tak aby uniknąć problemów ze skarbówką.

Zasady wystawiania faktur

Podstawowym warunkiem, który należy spełnić będąc osobą kupującą, aby otrzymać fakturę jest wskazanie sprzedawcy swojego numeru NIP. Numer identyfikacji podatkowej musi być umieszczony na dokumencie potwierdzającym sprzedaż, aby tak się stało kupujący powinien uprzedzić sprzedawcę, że chce dokonać zakupu jako przedsiębiorca. W takiej sytuacji nie wykona ona fiskalizacji, lecz wystawi fakturę. Paragon, czyli potwierdzenie sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej wydawany jest tylko konsumentom, którzy nie prowadzą własnej działalności gospodarczej.

Do niedawna możliwe było wystawienie faktury VAT po dokończeniu transakcji na kasie fiskalnej, jednak po nowelizacji przepisów nie ma takiej możliwości. Sprzedawca jest zobowiązany, aby zapytać klienta przed transakcją jaki dokument chce otrzymać.

Kary za niestosowanie zasad wystawiania faktur

Jeśli urząd administracji skarbowej stwierdzi, że podatnik wystawił fakturę bez umieszczenia na niej numeru, dzięki któremu możliwe jest zidentyfikowanie nabywcy na potrzeby podatku ma możliwość ustalenia podatnikowi dodatkowego zobowiązania. Jest to równowartość 100% kwoty podatku jaki został wykazany na dokumencie.

W przypadku osób fizycznych czyn ten kwalifikowany jest jako wykroczenie lub przestępstwo skarbowe, Nie ustala się wówczas dodatkowego zobowiązania, jednak winni ponoszą odpowiedzialność karną.

Takie same zasady dotyczą podatników, którzy zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług ewidencjonują wystawione dla nich faktury potwierdzonej paragonem.

Jakie transakcje muszą zostać potwierdzone fakturą?

Ustawodawca wskazuje na kilka sytuacji, w których podatnik ma obowiązek wystawić fakturę. Są to między innymi:

  • sprzedaż oraz dostawa towarów i świadczonych usług na rzecz innego podatnika, lub osoby prawnej, która nie jest podatnikiem,
  • sprzedaż wysyłkowa z terytorium i na terytorium kraju,
  • wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów
  • otrzymanie przez podatnika całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności sprzedaży.

Istotne jest to, że podatnik nie wystawia faktury w przypadku sprzedaży, która jest zwolniona od tego obowiązku na podstawie przepisów ustawy o VAT. Podatnik musi także wystawić fakturę w przypadku wyrażenia żądania nabywcy. Potrzeba stworzenia faktury powinna być zgłoszona w terminie 3 miesięcy  od końca miesiąca w którym wykonano usługę, dostarczono towar lub otrzymano całość lub część zapłaty.

Nabywca także może wystawiać fakturę, jednak aby mógł to uczynić muszą być spełnione dwa warunki. Po pierwsze musi istnieć umowa w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz podatnika, który jest dostawcą. A po drugie w zapisie umowy musi być określona procedura zatwierdzania faktur przez podatnika, który jest dostawcą.

Na podkreślenie zasługuje fakt, że faktury w imieniu i na rzecz podatnika może wystawiać upoważniona osoba trzecia.

Formy dostarczania faktur

Wielu podatników w dalszym ciągu dostarcza dokumenty potwierdzające sprzedaż w tradycyjny sposób – pocztą. Jednak na równi z fakturami w formie papierowej są te elektroniczne. Jest to wygodny sposób doręczenia dokumentów, korzystny dla obu stron. Wymaga on jednak udzielenia pisemnej zgody na taką formę przez odbiorcę faktury. Podatnik zobowiązany jest także do określenia sposobu w jaki zapewni on autentyczność czy też czytelność faktury. Bez względu na formę w jakiej zostały one wysłany do nabywcy, mogą być przechowywane przez przedsiębiorstwo w dowolnej formie, zarówno elektronicznej jak i cyfrowej. Najważniejsze jest ich ewidencjonowanie.

Zasady wystawiania faktur VAT zostały wprowadzone, aby uregulować sposób dokumentowania transakcji. Warunkiem otrzymania przez przedsiębiorców faktury jest podanie NIP-u jeszcze przed sprzedażą. Paragon wystawiony na kasie fiskalnej nie uprawnia do późniejszego wystawienia faktury, jednak może on być dokumentem księgowym. Jednak, aby możliwe było użycie go do rozliczenia kosztu zakupu konieczne jest umieszczenie na nim numeru NIP.

Ważne jest, aby sprzedawca przed zakończeniem transakcji dowiedział się jakiego dokumentu oczekuje nabywca. Prawo stanowi, że kary w wysokości 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze za nieprzestrzeganie przepisów będą nakładane na wszystkich, którzy będą próbowali potwierdzić transakcję dokumentem bez NIP-u.